Бизнесу место

Аудит кадровых документов своими силамиКадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда. Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Проверяем документацию кадрового подразделения

В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

• кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
• юриста;
• бухгалтера;
• представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:

• подбор методических и правовых документов;
• проверка наличия обязательных документов и дел;
• оформление отчёта.

Подбираем методические материалы Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу).

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3) Таблица 3 Сверка документов Документ есть Документ отсутствует Правила внутреннего трудового распорядка Положение о защите персональных данных Положение о премировании Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка Положение об оплате труда Положение о премировании Штатное расписание График отпусков … … Экспертиза документов После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2018

Инфо

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание. Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

• Федеральный закон от 19.05.1995 №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей» (в ред. от 07.03.2011г);
• Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 23.12.2010);
• Федеральный закон от 24.11.1995 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (в ред. от 09.12.2010);
• Федеральный закон от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (в ред. от 21.04.2011);
• Федеральный закон от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010);
• Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред.

Внимание

При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (не указывается структурное подразделение, куда принимается работник). 4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе.

5. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки. 6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации.

Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная. 7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе.
8.

В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований. 9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения.

10.
В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении 47 работников ООО «Буженинов», как числящихся в организации на момент проверки, так и уволенных. Проверке подверглись следующие кадровые документы: - трудовые договоры с работниками; - дополнительные соглашения к трудовым договорам; - трудовые книжки работников; - личные карточки работников (форма Т-2); - приказы о приеме на работу (форма Т-1); - приказы о переводе (формы Т-5); - приказы на увольнение (форма Т-8; - иные приказы по личному составу; - локальные нормативные акты организации.
По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства: 1.

Оформляем отчёт Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

• название и дата документа;
• сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
• данные об обнаруженных недостатках (кратко);
• рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел, что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность. В заключение совет: если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

• Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
• Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
• Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
• В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
• Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению.
О трудовых книжках» Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» Журнал учета мероприятий по контролю ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» Трудовой договор ст. 56, 57, 67 ТК РФ Трудовая книжка ст. 65, 66 ТК РФ Личная карточка п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» Приказы по личному составу ст. 62, 68, 84.1 и т.д.
ТК РФ);

• положение о защите персональных данных работников (ст.88 ТК РФ);
• положение об оплате труда, премировании (ст.135 ТК РФ);

• положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007));
• положение о командировках;
• положение об аттестации работников.

Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации.

Дмитрищук Светлана (Руководитель отдела по кадровому администрированию)

Проводится в организациях в основном с целью проверить соответствие кадровой документации требованиям законодательства и внутренним регламентам, при выявлении нарушений - определить риски, принять решение об их устранении в целях избегания материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров.
Однако, перед аудитором могут быть поставлены и другие цели, например: подготовиться к проверке контрольно - надзорных органов, выявить проблемные зоны при ведении кадрового учета и делопроизводства, наметить пути их ликвидации и оптимизировать систему кадрового учета и делопроизводства, определить отношение кадровых специалистов к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства с целью принятия определенных мер и прочие.
Возможно использовать как сплошной метод - анализ всей кадровой (иногда и сопутствующей) документации, документов учета, так и выборочный метод - анализ части кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Возможно совмещение методов по различным группам документов.

Для проведения аудита необходимо запросить основные документы и информацию:

1. Трудовые книжки работников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Трудовые договоры, договоры о материальной ответственности.
3. Личные карточки.
4. Распорядительные документы (приказы по личному составу, отпускам и пр.)
5. График отпусков.
6. Журналы регистрации приказов.
7. Личные дела.
8. Штатное расписание, приказы о его утверждении, внесении изменений.
9. Локальные нормативные акты, коллективный договор, действующие в организации.
10. Список работников, актуальный на дату проверки со следующими пояснениями
- работников по основному месту работы,
- по совместительству
Работающих:
- неполное рабочее время,
- по срочному трудовому договору,
- несовершеннолетних,
- имеющих группу инвалидности,
- женщин, имеющих детей до 3 лет,
- работающих по графику,
- привлекаемых к работе в ночное время,
- работающих на условиях совмещения должностей.

11. От бухгалтерии должны быть запрошены расчетно-платежные ведомости за проверяемый период.
12. Табели учета рабочего времени за проверяемый период.
13. Приказы по основной деятельности, регламентирующие кадровый учет в организации. Приказ об утверждении формы расчетного листка.
14. Информация о наличии профсоюзной организации работников, либо наличии представительного органа работников.
15. Информацию о действующих в данном субъекте РФ региональных трехсторонних соглашений, отраслевых соглашений.
Этапы проведения кадрового аудита.
1. Определение ответственного за кадровое делопроизводство, определение имеющихся
полномочий (должностная инструкция), ознакомление с ней работника.
2. Проверка наличия, соответствия требованиям законодательства и внутренним
регламентам организации, процедуры принятия и утверждения действующих локальных нормативных актов:
- Правила внутреннего трудового распорядка (обращаем внимание на регламентацию режима работы - в сравнении с условиями в трудовых договорах (соглашениях об изменении условий трудового договора), табелями и графиками работы, сроки выплаты заработной платы - в сравнении с расчетными ведомостями и платежными поручениями о выплате зарплаты, перечень должностей с ненормированным днем, разъездным характером работы).
Проверяем ознакомление с ними работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.

Локальный нормативный акт об оплате труда (премировании)
(обращаем внимание на указание в Положении всех имеющихся в организации систем оплаты: по окладу, по часовой ставке - в сравнении с условиями в трудовых договорах (соглашениях об изменении условий трудового договора), штатным расписанием, расчетной ведомостью, а также всех видов, проводимых выплат (надбавок, доплат, премий, оплаты за работу в выходные дни, оплата ночного времени - в сравнении с табелями и графиками), ознакомление с ним работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.

Положение о защите персональных данных (обращаем внимание на перечень лиц, допущенных к работе с персональными данными - в сравнении со штатным расписанием, наличие подписанных с ними соглашений о неразглашении, наличие шаблона согласия работников, подписанные согласия работников), ознакомление с ним работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.

Должностные инструкции, соответствие их наименованиям должностям в штатном расписании, проверка обозначенных в них квалификационных требований фактическому образованию и опыту работы работников (по копиям документов в личном деле, сведениям в личной карточке), ознакомление под роспись работников, отметка о выдаче на руки экземпляра.
- График отпусков. (Обращаем внимание на дату утверждения) Проверка соответствия графику фактического порядка предоставления отпусков. Оформление переноса отпусков и внесения соответствующих изменений в график.
- Штатное расписание, приказы на его утверждение и внесение изменений.

3. Трудовой договор с руководителем организации, соответствие условий договора (в том числе его срока) учредительным документам организации.

4. Проверка трудовых договоров (соглашений об изменении условий трудового договора) на соответствие требованиям законодательства, установленным правилами внутреннего трудового распорядка режимам работы - в сравнении с табелями и графиками, определенной оплаты - в сравнении с расчетной ведомостью, наличия условия об особом характере работы.
Проверка договоров совместителей.
Правильность оформления срочных трудовых договоров (формулировка о сроке, проверка оснований срочности)

5. Проверка оформления приказов по личному составу:
- соответствие форме приказов, утвержденной в соответствии с требованиями Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
- правильность порядка заполнения, основания,

- ознакомление работников с приказами,
- приказы о приеме и переводе (соответствие условиям трудового договора, соглашения об изменении условий трудового договора, записям в трудовой книжке, личной карточке).

6. Проверка документов по установлению неполного рабочего времени (приказ, соглашение об изменении условий трудового договора - в сравнении с табелями и расчетной ведомостью).

7. Проверка документов по привлечению к работе в выходной день и сверхурочной работе (письменные согласия работников, приказы, в сравнении с табелями и расчетной ведомостью). Обратить внимание на наличие уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время и работе в выходной день и получение от них подписи об ознакомлении - для инвалидов, несовершеннолетних, женщин, имеющих детей до 3 лет. При необходимости - получения необходимого согласия первичной профсоюзной организации.

8. Проверка документов по изменению должностного оклада, установлению или изменению надбавки, выплаты премий, иных выплат (приказ, трудовой договор, соглашение об изменении условий трудового договора - в сравнении со штатным расписанием, локальным нормативным актом об оплате труда (премировании) и расчетной ведомостью).

9. Проверка процедуры расторжения (прекращения) трудовых договоров (обратить внимание на формулировку причин увольнения в приказе, наличие необходимых уведомлений, соблюдение сроков, согласовании с профсоюзной организацией - в необходимых случаях, заполнение личных карточек, оформление выдачи трудовых книжек, в случае невыдачи - подтверждение факта отправки письма работнику в тот же день, ознакомление с приказами, в случае не ознакомления - составления соответствующей записи в приказе и акта).
10. Проверка оформления отпусков:
соответствие форме приказов, утвержденной в соответствии с требованиями Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
-правильность порядка заполнения, основания,
- регистрация в соответствии с требованиями, установленными в организации,
- уведомление работника о начале отпуска,
- соответствие графику отпусков
- оформление переноса, продления отпуска (обратить внимание на отметку в
графике отпусков),
- отметки в личной карточке (период, даты, название отпуска)
11. Проверка формирования приказов в дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации. Хранение приказов в зависимости от сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N2 558
12. Проверка соблюдения порядка командирования работников.
13. Порядок учета рабочего времени:
- проверка заполнения табеля учета рабочего времени,
- наличие графиков работы за учетный период (в соответствии с ПВТР, условиями трудовых договоров), подписи работников, дата ознакомления не менее, чем за месяц до введения в действие.

14. Порядок ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек:
- наличие приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, факта ознакомление с ним работника под роспись,
- сверка количества трудовых книжек актуальному списку работников (по
основному месту работы),
- регистрация трудовых книжек и вкладышей к ним в Книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним (в сравнении с датами приема на работу),
- проверка трудовых книжек на их соответствие законодательно утвержденной форме, а также формы бланка книжки (вкладыша) в зависимости от даты выдачи (после даты заполнения на титульном листе январь 2004 - обязательно новый бланк),
- своевременное внесение необходимых записей (в сравнении с личными
карточками и соответствующими приказами);
- хранение трудовых книжек (должны храниться в несгораемом сейфе),
- книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним (обращаем
внимание на соответствие утвержденной форме, нумерацию страниц, прошивку, гриф заверения - подпись и печать, опломбирование, наличие отметок уволенных сотрудников (дата, подпись), правильное оформление изменений фамилий работников
(зачеркнуто и написано кем и на основании чего), сверка количества трудовых книжек количеству зарегистрированных трудовых книжек работающих по основному месту на дату проверки.
15. Проверка правильности и своевременности заполнения личных карточек, внесения всех необходимых данных. Обращаем внимание на внесение информации об образовании там, где работнику необходима определенная квалификация, сведения о переводах (в сравнении с приказами и трудовыми книжками), предоставлении отпусков (в сравнении с приказами об отпусках).
16. Оформление договоров о полной индивидуальной (коллективной) материальной ответственности в соответствии с законодательством.
17. Документы по оформлению дисциплинарных взысканий (соблюдение сроков, факта истребования письменного объяснения у работника о причинах совершения дисциплинарного проступка, факта ознакомления работника с приказом, наличия необходимых актов).
18. Документы по оформлению дополнительной работы (совмещение, исполнение
обязанностей отсутствующего работника, и пр.) в сравнении с расчетной ведомостью.
19. Проверка расчета компенсации за неиспользованный отпуск (удержания) при увольнении.
20. При необходимости - проверка документов по оформлению трудовых отношений с работниками - иностранными гражданами.

По результату составляется аудиторский отчет с указанием всех выявленных нарушений, с указанием реквизитов документов, содержащих соответствующие нарушения, со ссылками на нормативные правовые акты, которые были нарушены.
Отчет должен содержать оценку рисков, возникающих при указанных нарушениях законодательных норм, а также рекомендации для руководителя и других должностных лиц организации.

Журнал "Справочник кадровика" №2, 2014 (полная версия)

Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.

Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Когда необходима проверка?

Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:

при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);

при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);

при смене руководства организации;

при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений;

при получении информации или предписания о предстоящей плановой проверке трудовой инспекцией

Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.

Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».

Кто и как?

Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации. Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.

Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.

Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.

В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.

Составляем план проверки.

Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса. Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.

На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:

1. составить план проверки;

2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;

3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;

4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))

Пример 1

Штатные расписания; Приказы об утверждении штатных расписаний; Приказы об изменении штатных расписаний;

Трудовые договоры; Дополнительные соглашения к трудовым договорам;

Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;

Приказы по личному составу (прием, переводы, увольнения, поощрения, премирование и т.д.);

Журналы регистрации приказов (по личному составу, отпускам, командировкам);

Трудовые книжки; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек;

Должностные инструкции;

Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком);

Графики отпусков;

Заявления сотрудников (о предоставлении отпусков, в случае отклонения от графика отпусков (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, другие заявления, заявления на увольнения );

Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2;

Приказы о направлении работников в командировку. Служебные задания;

Табели учета рабочего времени;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение об оплате труда и премировании;

Положение о защите персональных данных;

5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.

Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании - это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.

В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:

Трудовой кодекс РФ со всеми внесенными изменениями и дополнениями;

Унифицированные формы первичной учетной документации (постановление

Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», в ред. от 19.05.2008г;

Инструкция по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10.10.2003г №69);

Положение о направлении в командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008г №749);

Федеральный закон от 29.12.2006г №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (в ред. от 25.02.2011г);

Федеральный закон от 19.05.1995 №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей» (в ред. от 07.03.2011г);

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 23.12.2010);

Федеральный закон от 24.11.1995 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (в ред. от 09.12.2010);

Федеральный закон от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (в ред. от 21.04.2011);

Федеральный закон от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010);

Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2010);

Постановление Министерства труда России («Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010 №558);

При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.

В список обязательных локальных нормативных актов компании

правила внутреннего трудового распорядка (чч.3 и 4 ст.189 и ст.190 ТК РФ);

положение о защите персональных данных работников (ст.88 ТК РФ);

положение об оплате труда, премировании (ст.135 ТК РФ);

В список необязательных (рекомендуемых) локальных нормативных актов компании (на основании ст.5 ТК РФ) следует включить:

положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007));

положение о командировках;

положение об аттестации работников.

Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.

Подводим итоги

В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).

По окончании проверки при наличии недостающих или некорректно созданных документов необходимо установить срок, в который эти документы будут созданы или исправлены, р азработать план по исправлению найденных нарушений (пример 5) .

Материал размещен на сайте HRM.RU

Кадровый аудит на примере организации (ООО) разберем в статье далее - это поможет провести процедуру правильно. Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций.

Понятие кадрового аудита предприятия

Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Однако из положений п. 3 ст. 1 федерального закона «Об аудиторской…» от 30.12.2008 № 307, в котором изложено понятие аудита бухгалтерской отчетности, можно сделать вывод о том, что кадровый аудит — это процедура, предполагающая независимую проверку:

• деятельности кадровой службы организации;
• правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
• соблюдения требований охраны труда и норм трудового законодательства.

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Важно отметить, что проверка кадровой документации, исходя из содержания приложения к приказу Министерства финансов Российской Федерации «Об определении…» от 09.03.2017 № 33н, не является видом аудиторских услуг. Соответственно, требования ФЗ № 307 на данный вид проверок не распространяются, поэтому разрабатывать порядок кадрового аудита можно на местах. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры.

В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?

Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:

1. Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
2. Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
3. Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
4. Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
5. Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
4. Сокращение кадровых затрат.
5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

• разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
• изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
• обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

• методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
• диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
• проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Кто проводит аудит кадровой службы и можно ли его провести своими силами?

Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру. Какие в данном случае существуют варианты?

Их несколько:

1. Обратиться к специалистам сторонней организации, в которой работают опытные и квалифицированные аудиторы, имеющие опыт в проведении кадровых проверок. Это позволит провести внешний аудит.
2. Взять в штат компании соответствующего специалиста (наименование должности может быть подобрано на усмотрение руководителя компании) и провести аудит кадрового делопроизводства своими силами. В этом случае сотрудник на постоянной основе будет осуществлять аудит организации либо проводить его с определенной периодичностью (например, ежемесячно или ежеквартально). С одной стороны, такой подход обеспечит возможность постоянного мониторинга состояния кадровых документов, кадровой службы и т. д., с другой — повлечет необходимость поиска грамотного специалиста (юриста), разработки его должностной инструкции, постоянной оплаты его труда, предоставления отпуска, отчисления налоговых платежей и страховых взносов.
3. Образовать в организации комиссию по аудиту. Она формируется из числа действующих сотрудников и может включать начальника отдела кадров, бухгалтера, юриста и т. д.
4. Образовать в фирме отдел аудита. Такой вариант предполагает определенные материальные затраты, поскольку придется не только нанимать сотрудников, но и разрабатывать положение об отделе, определять его задачи и функции. Подходит для крупных компаний.

Таким образом, руководство организации само вправе как решить, проводить кадровый аудит либо нет, так и назначить специалиста (или группу специалистов) для анализа кадровой деятельности компании.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Следует понимать, что ввиду отсутствия единых требований к кадровому аудиту мы изложили лишь примерный план процедуры, который может быть как дополнен, так и сокращен. В статье же дальше подробно расскажем о том, какую работу предусматривают некоторые из указанных этапов.

Проверка наличия обязательной документации

Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность.

В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:

• трудовые договоры с сотрудниками (ст. 57 ТК РФ);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
• положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

По завершении сверки составляется отчет, в котором отражается, какие документы присутствуют/отсутствуют, а также указываются рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации.

Не знаете свои права?

Экспертиза документации

После сверки документов определяется правильность их оформления. Правила содержатся в различных нормативных актах, в том числе ТК РФ. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. 57 ТК РФ.

Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ (размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя). Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Подготовка отчета

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

• в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;
• во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

• название и номер документа;
• сведения о лицах, проводивших аудит;
• информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;
• подписи проводивших аудит лиц;
• перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;
• рекомендации по устранению нарушений.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен

Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).

В положении об аудите отражаются следующие сведения:

• информация о том, кем и когда утвержден документ;
• наименование документа;
• общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
• сфера проведения аудита;
• порядок проведения аудита;
• заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.

Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

25.08.2018

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
   • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
   • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
   • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
   • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

Члены комиссии:

(подпись) /Иванов А. А./

(подпись) /Петров П. П.

(подпись) /Сидоров С. С./

Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда. Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 2

Проверка кадровой работы

Кадровый учет является одной из составляющих финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, поэтому оказывает непосредственное влияние на ее результаты. Правильно организованная работа по подбору кадров, сбору и хранению информации о кадровом составе учреждения позволяет использовать ресурсы организации в полном объеме с привлечением к труду высококвалифицированных специалистов. Это, в свою очередь, повышает эффективность использования бюджетных средств.

Однако, как и в любом ином направлении деятельности учреждения, при ведении кадрового учета могут быть допущены ошибки и нарушения. В данной статье освещены основные моменты проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетном учреждении.

В начале статьи определим основные задачи и функции кадровой работы. Основными функциями являются:

Формирование кадрового состава для замещения должностей;

Организация подготовки проектов приказов учреждения, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта или трудового договора, назначением на должность, освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом работника на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений;

Ведение трудовых книжек работников;

Ведение личных дел работников;

Обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;

Организация и обеспечение подбора кадров, в том числе в случае необходимости проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, и включение работников в кадровый резерв;

Организация и обеспечение проведения аттестации работников;

Организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки работников;

Формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

Обеспечение должностного роста работников;

Организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на работу;

Консультирование работников по правовым и кадровым вопросам.

Предлагаем вашему вниманию алгоритм проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетном учреждении.

1. Законодательные и нормативные акты:

Бюджетный кодекс;

Кодекс об административных правонарушениях;

Трудовой кодекс;

Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (далее - Указ Президента РФ N 609);

Указ Президента РФ от 28.12.2006 N 1474 "О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации" (далее - Указ Президента N 1474);

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225);

Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках";

Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н);

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата N 1);

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (далее - Квалификационный справочник).

2. Задачи проверки кадровой работы:

Соблюдение требований законодательных и нормативных актов о труде при осуществлении кадровой работы;

Наличие системных документов, связанных с оплатой труда (положение об оплате труда, положение о премировании, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их соответствие установленным требованиям;

Соответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников и соответствие фактической численности работников штатному расписанию;

Своевременность и полнота внесения изменений и дополнений в штатное расписание;

Правильность определения разрядов, коэффициентов, ставок, установления окладов в соответствии с отраслевыми приказами, постановлениями Правительства РФ и другими нормативными документами;

Правильность установления различных доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т.д.) и соответствие их законодательным и нормативным актам, а также системным документам;

Ведение учета по каждому работнику;

Оформление и хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ;

Ведение кадровой работы с работниками (формирование кадрового резерва, повышение квалификации работников и т.д.).

3. Источники информации при проверке кадровой работы:

Штатные расписания;

Учредительные документы;

Коллективный договор, положения о премировании, об установлении надбавок и доплат, о материальном стимулировании и т.д.;

Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

Трудовые договоры, трудовые контракты;

Трудовые книжки;

Приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, присвоении разрядов, увольнении и т.д.;

Личные карточки;

Личные дела;

Иные системные документы.

4. Процедуры, которые могут быть использованы при проверке кадровой работы: анализ, просмотр документов, сравнение документов, опрос.

5. Основные моменты проведения проверки кадровой работы.

Прежде всего, кадровую работу в учреждении осуществляет кадровая служба. Вследствие этого в начале проверки следует ознакомиться с положением о подразделении по вопросам кадров (отделе кадров, кадровой службе и др.), которое утверждается руководителем бюджетного учреждения, и определиться с теми функциями, которые возложены на данный отдел.

Для определения состояния кадрового учета в бюджетном учреждении рекомендуем составлять подробный план проверки, в котором отражаются ее основные вопросы, период их рассмотрения и основные документы, подлежащие проверке. Примерный план приведен в таблице 1.

Таблица 1

План проверки кадровой работы

Перечень мероприятий (процедур)	Период проведения	Документы, подлежащие проверке
1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров
Соответствие содержания системных документов (штатных расписаний, положений, приказов и т.п.) законодательству РФ		Штатные расписания, положения об оплате труда, о премировании, материальном стимулировании, приказы по кадрам, коллективный договор и др.
Определение степени унификации первичных документов по учету персонала и рабочего времени		Приказы о приеме на работу, увольнении, табели учета использования рабочего времени, личные карточки, коллективный договор
Проверка правильности ведения трудовых книжек и внесения записей в них		Приказы, личные карточки, личные дела, трудовые книжки и иные системные документы
Проверка правильности учета рабочего времени		Табели учета использования рабочего времени
2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат и иных мер материального стимулирования работников учреждения
Проверка обоснованности установления надбавок и доплат, в том числе за особые условия труда (сверхурочные работы и работу в ночное время, работу в выходные и праздничные дни и др.)		Приказы руководителя, личные карточки, личные дела, трудовые книжки, табели учета рабочего времени
Проверка правильности установления окладов, разрядов и т.п. в соответствии с законодательством и системными документами		Приказы руководителя, личные карточки, личные дела
Проверка правильности проведения аттестации		Приказы о проведении аттестации, результаты (протоколы) аттестаций, состав аттестационной комиссии
Формирование фонда заработной платы, материального стимулирования и его использование		Расчеты ФОТ, нормативы штатной численности, утвержденные вышестоящей организацией, приказы о распределении ФОТ, материальном стимулировании, премировании, поощрении и др.
Формирование кадрового резерва, правильность внесения в списки работников, имеющих потенциальные возможности карьерного роста		Документы, содержащие кадровый резерв учреждения, результаты аттестаций, рабочие документы кадровых служб и др.
Повышение образовательного и профессионального уровня работников учреждения		План (график) повышения квалификации работников учреждений, в том числе в вузах, на специально организованных курсах повышения квалификации, семинарах внутри ведомства и вне его. Наличие свидетельств, сертификатов и иных документов, подтверждающих профессиональный и образовательный уровень работников учреждения

В случае если кадровый учет в учреждении ведется с помощью программных комплексов, необходимо рассмотреть следующие вопросы:

Концентрация функций и знаний: имеет ли персонал, занятый обработкой данных, детальные знания о взаимосвязи источников данных, процесса их получения, распределения и использования;

Концентрация программ и данных: существует ли возможность доступа посторонних лиц к компьютерным программам и угроза изменения самих программ или данных;

Отсутствие ввода документов: выдается ли письменное подтверждение на ввод данных.

Рассмотрим подробно предложенные в программе вопросы проверки.

1. Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров.

Законность содержания персонала устанавливается по штатным расписаниям и штатным нормативам. Штатные расписания должны по форме и содержанию соответствовать требованиям законодательства РФ, а именно:

Штатные расписания оформляются с использованием формы Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата N 1;

Количество штатных единиц, предусмотренное штатным расписанием, не должно превышать установленный вышестоящей организацией предел по штатной численности;

Фонд оплаты труда в штатном расписании не должен превышать утвержденный вышестоящим органом фонд оплаты труда;

Разряды, оклады, доплаты, надбавки должны соответствовать предусмотренным должностям штатного расписания и законодательству РФ;

Штатное расписание утверждается на определенный год, изменения в него вносятся приказами руководителя, в которых дано основание для внесения таких изменений;

Должности, предусмотренные штатным расписанием, должны соответствовать законодательно установленным должностям и специальностям согласно квалификационным требованиям или квалификационным справочникам, а также специфике деятельности бюджетного учреждения и ведомственным документам.

Кроме штатного расписания в бюджетных учреждениях составляются штатные расстановки - рабочие документы по учету кадров, в которых помимо установленных должностей и специальностей указываются фамилии и инициалы работников, занимающих эти должности. Как правило, форма и содержание таких документов определяются приказами, методиками и инструкциями, утвержденными министерствами и ведомствами, а иногда и самими учреждениями самостоятельно. Рекомендуем использовать штатные расстановки при проведении проверок личных дел, личных карточек работников, трудовых книжек, табелей учета рабочего времени, поскольку информация, содержащаяся в таких расстановках, позволяет определить структуру и последовательность проверок, не прибегая при этом к помощи работников кадровых служб в составлении списков для проверки, которые порой составляются слишком долго.

Кроме штатного расписания проверке должны быть подвергнуты иные документы, являющиеся основными по трудовой деятельности, такие как коллективный договор, трудовые контракты (договоры), положения об оплате труда, о материальном стимулировании, премировании, поощрении, на предмет правильности составления и соответствия их содержания законодательству РФ.

Уставной юридической формой регулирования трудовых отношений является коллективный договор либо иные документы (положения, учредительные документы), в которых фиксируются все условия оплаты труда, входящие в компетенцию учреждения.

Трудовой кодекс устанавливает уровень условий труда и охрану трудовых прав работников. Нарушение любой статьи ТК РФ является серьезным противозаконным действием и карается в административном или уголовном порядке, поэтому выполнение установленных в его статьях правил является обязательным для всех руководителей и работников.

В каждом бюджетном учреждении должно быть разработано и принято положение об оплате труда в соответствии с коллективным договором, заключаемым между администрацией и представителями трудового коллектива, и (или) в соответствии с законодательством РФ. В нем предусматриваются формы оплаты труда всех категорий работников, ставки и расценки, а также система поощрения каждой категории работников за результаты труда. В основу положения должны быть заложены такие принципы, при которых каждый работник без принуждения становится заинтересованным в постоянном повышении производительности труда.

После проверки законности содержания персонала ревизор изучает условия оплаты труда, правила внутреннего трудового распорядка и другие вопросы, предусмотренные законодательством РФ (или коллективным договором, приложениями к нему и отдельными соглашениями).

Проверка кадровой работы предполагает просмотр документов на предмет правильности их оформления. Формы первичных учетных документов по учету кадров утверждены Постановлением Госкомстата N 1, которым определен и порядок их заполнения. В случае автоматизированного учета кадров выходные формы также должны соответствовать стандартам, однако можно добавлять необходимые реквизиты, не ухудшающие положения работников, при условии утверждения таких форм в учетной политике учреждения.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы о приеме, увольнении или переводе на другую работу, о предоставлении отпусков.

Первичные документы о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности на другую, предоставлении отпуска, использовании рабочего времени приведены в таблице 2.

Таблица 2

Унифицированные формы документов по учету кадров,

рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Номер (код) унифицированной формы	Наименование формы
По учету кадров
	Приказ о приеме работника на работу
	Личная карточка работника
	Штатное расписание
	Приказ о переводе работника на другую работу
	Приказ о предоставлении отпуска работнику
	График отпусков
	Приказ о прекращении трудового договора с работником (увольнении)
	Приказ о поощрении работника
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
	Табель использования рабочего времени и расчета заработной платы

В ходе проверки ревизор должен ознакомиться с личными делами работников учреждения. Личные дела рассматриваются не только с точки зрения их оформления и своевременности внесения и подшивки документов в личные дела, а также правильности их хранения, но и с учетом содержащейся в них информации, которая позволяет оценить уровень работников и соответствие их занимаемой должности. Конечно, сведения о работниках учреждения ревизор не вправе раскрывать и использовать в своих личных целях, данная проверка направлена на определение правильности установления должностей работникам и соблюдение законодательства РФ о труде.

При проверке личных дел следует руководствоваться документами, регламентирующими порядок их ведения и оформления. Так, в отношении государственных служащих Указом Президента РФ N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела.

В личных делах ревизору необходимо обратить внимание на трудовой договор (контракт), заключенный с работником. Понятие трудового договора раскрыто в ст. 56 ТК РФ, согласно которой трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами. Коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, предписано своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этими соглашениями трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. В трудовом договоре должны быть указаны:

Фамилия, имя, отчество работника (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключившего трудовой договор;

Место работы (с указанием структурного подразделения);

Дата начала работы;

Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.

При этом если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. В настоящее время для этого используется Квалификационный справочник.

Следует иметь в виду, что наименования должностей в бюджетных учреждениях, как правило, устанавливаются ведомственными документами, а также на основании Единой номенклатуры должностей служащих и Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий и иных документов, утвержденных в соответствии со ст. 143 ТК РФ Правительством РФ.

Трудовой распорядок в учреждении определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Таковыми является локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в бюджетном учреждении. Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются руководителем учреждения с учетом мнения представительного органа работников и являются, как правило, приложением к коллективному договору. Руководитель учреждения должен в соответствии с ТК РФ, законами, иными нормативными правовыми актами создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.

Таким образом, при проведении проверки кадровой работы учреждения ревизору следует ознакомиться с документами, регламентирующими трудовой распорядок в учреждении, прежде всего на предмет соответствия их требованиям законодательства РФ: положение работников не должно быть хуже, чем это предусмотрено нормативными актами о труде.

В ходе проверки ревизор сопоставляет оправдательные документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы, и анализирует их содержание. Кроме того, проверяются документы, оформляемые при отклонении фактически отработанного времени от нормативного, работе в ночное время, увеличении объема работ и др. Для этого используются табели учета рабочего времени, графики сменности, листки временной нетрудоспособности, приказы по учреждению. Как правило, такие документы составляются кадровой службой учреждения и хранятся в ней.

Так, при оплате работы в праздничные или выходные дни, сверхурочной работы необходимо проверить наличие приказов руководителя учреждения о привлечении к таким работам с указанием причин, сроков начала и окончания работы, сопоставить данные приказа с табелем и графиком сменности, проверить правильность расчета с учетом общего количества часов, отработанных конкретным работником. Одновременно проверяется правильность определения продолжительности оплачиваемых отпусков персонала. При этом используются личные карточки работников (форма N Т-2), документы, подтверждающие право на дополнительные и удлиненные отпуска, приказы по учреждению.

Особое внимание обращается на правильность определения количества отработанных в последнем рабочем году полных месяцев для выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска при увольнении работников.

Следует учитывать возможные случаи недостоверности данных об отработанном рабочем времени в табелях его использования, когда в числе рабочих дней показываются дни, оплаченные за период отпуска или по листкам временной нетрудоспособности. Поэтому все выявляемые при проверке документы, противоречащие данным табелей, и причины данного нарушения следует уточнять с непосредственными начальниками конкретных работников.

Что касается оформления табеля учета рабочего времени, то его форма разработана для бюджетных учреждений и приведена в Приложении N 2 к Инструкции N 25н.

В обязательном порядке в период проверки кадровой работы ревизор должен просмотреть трудовые книжки работников, чтобы выявить так называемых подставных лиц. Используя штатные расстановки, платежные ведомости, личные дела и другие документы, в которых определены фактическое количество и поименный состав работников учреждения, ревизор проводит их сверку с трудовыми книжками. В случае выявления лиц, не работающих в учреждении, но получающих при этом заработную плату, ревизор документально фиксирует все факты, делает копии всех документов, подтверждающих данный факт, и передает полученную информацию в правоохранительные органы.

Кроме того, при просмотре трудовых книжек проверяется правильность их заполнения, оформления и внесения изменений в них. Правила ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их формы определены Правительством РФ. В данный момент порядок оформления, ведения, хранения и форма трудовой книжки установлены Постановлением N 225.

При проверке трудовых книжек ревизору следует обратить внимание на внесение записей в трудовую книжку (не позднее недельного срока с момента утверждения приказа или иного основания записи) и на содержание сведений, например место работы, занимаемые должности и выполняемые работы (разд. II Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225).

Отметим, что трудовая книжка оформляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Постановление N 69). Данная Инструкция уточняет процесс заполнения разделов трудовой книжки, определяет порядок внесения сведений о работнике, работе, награждении работника, увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также порядок выдачи дубликата трудовой книжки.

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 "Нарушение законодательства о труде и об охране труда" КоАП РФ, а именно в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на учреждение - от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток). Повторное нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

К должностным лицам, ответственным за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них, относятся работодатель (п. 45 Постановления N 225) и уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Ревизору следует иметь в виду, что согласно п. 40 Правил учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее учет ведется в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которые пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Формы указанных книг утверждены Постановлением N 69 (Приложения N N 2 и 3).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией учреждения, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - кадровой службой или другим подразделением учреждения, оформляющим прием и увольнение работников.

При проверке кадровой работы необходимо проверить, все ли трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При этом получение трудовой книжки в связи с увольнением должно быть заверено подписью работника не только в данной книге учета, но и в личной карточке.

В предыдущем номере вниманию читателей были представлены задачи проверки кадровой работы, а также план проверки, состоящий из нескольких этапов, один из которых был рассмотрен. В этом номере мы закончим разговор о первом этапе проверки (проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету кадров) и рассмотрим остальные этапы.

Итак, при проверке кадровой работы ревизору необходимо обратить внимание на ряд вопросов, таких как:

Правильность оформления приказов в учреждении о приеме на работу и увольнении персонала. При проверке используется Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата N 1);

Правильность оформления и своевременность представления в бухгалтерию табелей учета рабочего времени персонала;

Наличие трудовых книжек работников и их соответствие лицам, числящимся в ведомостях и штатных расстановках;

Правильность приема, оформления и увольнения лиц, в том числе работающих на условиях совместительства, при совмещении профессий и временном заместительстве;

Соответствие назначений на определенные должности работающих и вновь принятых на работу сотрудников учреждений квалификационным требованиям, а также использование при этом трудовых книжек, личных дел и аттестационных материалов, которые сопоставляются с квалификационными требованиями (при проверке можно воспользоваться ТК РФ);

Соответствие работников должностям и штатным расписаниям. Применяются методы обхода рабочих мест, анализа профессиональной специализации по трудовым книжкам, документам об образовании, квалификационным материалам, актам приема и сдачи должностей (материальных ценностей, документов), а также установления фактических исполнителей по текущей документации, оформляемой в подразделениях бюджетного учреждения (выполняемые функции сопоставляются с должностными обязанностями по занимаемой должности);

Своевременность и правильность проведения аттестации руководителей и специалистов, присвоения квалификационных разрядов работникам;

Правильность подсчета трудового стажа работников проверяемого учреждения и наличие протоколов комиссий по его установлению;

Наличие и законность разработанных и утвержденных системными документами (коллективным договором, положениями и др.) перечней и списков на предоставление работникам установленных действующим законодательством льгот и компенсаций, предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков;

Правильность оформления документов для назначения персоналу пенсии на льготных условиях и в льготных размерах.

Пример 1. В ноябре 2007 г. проведена проверка кадровой работы ПОУ Технологический колледж за период с 01.01.2006 по 01.10.2007. Проверкой установлено следующее.

Штатное расписание на 2006 г. утверждено руководителем учреждения и согласовано с руководителем вышестоящей организации - Федерального агентства по образованию. В нарушение п. 1 Постановления Госкомстата N 1 штатное расписание на 2006 г. составлено в произвольной форме (следовало - по форме Т-3). Штатное расписание на 2007 г. составлено по форме Т-3, утверждено исполняющим обязанности руководителя учреждения и согласовано с руководителем Федерального агентства по образованию.

По состоянию на 01.10.2007 штатная численность колледжа составляла 200 единиц, в том числе 10 единиц МОП и 4 единицы водителей. Фактически занято 195 единиц, в том числе 8,5 единиц МОП и 4 единицы водителей. В нарушение Приказа Федерального агентства по образованию от 12.01.2007 N 4-к в штатное расписание учреждения на 2007 г. введена должность уборщика служебной территории.

В нарушение п. 1 Постановления Госкомстата N 1 личные карточки работников (форма Т-2) недозаполнены: нет подписей владельцев трудовых книжек в разд. 3, 4 формы, например Орловой С.И., Волковой О.В., Нарышкина Г.И. В период проверки нарушение устранено.

В нарушение п. 1 Постановления Госкомстата N 1 приказы на командировку оформлялись не по форме Т-9.

В нарушение п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, записи в трудовую книжку некоторых работников учреждения о переводе или назначении на должность вносились несвоевременно (в течение недельного срока с момента издания приказа). Например, на момент проведения проверки в трудовую книжку Орловой С.И. не внесена запись о назначении на новую должность приказом от 01.11.2007 N 38/07-06. В период проверки нарушение устранено.

Табели рабочего времени велись ежемесячно по форме 0504421, утверждались руководителем колледжа. Нарушений не установлено.

2. Проверка системы установления окладов, надбавок, доплат

и иных мер материального стимулирования работников

учреждения

Кроме общих вопросов, для бюджетных учреждений определены специфические вопросы:

Наличие утвержденного вышестоящей организацией годового фонда заработной платы; правильность включения в фонд заработной платы размеров тарифных ставок (должностных окладов), в том числе по вакантным должностям, повышений, сумм надбавок и доплат к тарифным ставкам; своевременность и правильность корректировки в течение года утвержденного фонда заработной платы; законность использования экономии по фонду заработной платы; установление максимальных размеров оплаты труда высококвалифицированным работникам; установление доплат за фактическое совмещение профессий и других предусмотренных выплат за счет экономии фонда заработной платы; наличие перерасходов фонда заработной платы за истекший год, причины и виновные в этом должностные лица;

Правильность расчета и наличие утвержденного руководителем учреждения фонда материального стимулирования; наличие разработанного и утвержденного коллективного договора или положения о премировании; организация материального стимулирования работников учреждения (направления использования фонда материального стимулирования, соблюдение показателей и условий выплаты премий, надбавок стимулирующего характера и материальной помощи).

Формирование фонда оплаты труда также можно отнести к кадровой работе с точки зрения подготовки и издания приказов, утверждающих порядок формирования и использования этого фонда (положений об оплате труда, о премировании, о материальном стимулировании и др.).

В фонд заработной платы включаются начисленные предприятием суммы оплаты труда в денежной и натуральной формах за отработанное и неотработанное время, стимулирующие доплаты и надбавки, выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, премии и единовременные поощрительные выплаты, а также выплаты на питание, жилье, топливо, носящие регулярный характер.

Включению в фонд заработной платы подлежат:

1) плата за отработанное время (основная заработная плата):

Премии и вознаграждения, носящие регулярный или периодический характер, независимо от источников их выплаты;

Доплаты и надбавки к окладам (за профессиональное мастерство, совмещение профессий и должностей, допуск к государственной тайне);

Ежемесячные и ежеквартальные надбавки за выслугу лет;

Компенсационные выплаты, связанные с режимом работы;

Оплата работы в выходные и праздничные дни;

Плата работникам за дни отдыха (отгулы), предоставленные в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени;

Выплата разницы в окладах при временном заместительстве;

Оплата труда лиц, принятых по совместительству;

2) плата за неотработанное время (дополнительная заработная плата):

Оплата ежегодных и дополнительных отпусков;

Оплата дополнительно предоставленных по коллективному договору отпусков;

Оплата льготных часов подросткам;

Оплата учебных отпусков;

Оплата вынужденного прогула.

В бюджетных учреждениях могут применяться повременно-премиальная, сдельно-премиальная системы оплаты труда, а также система оплаты по договору гражданско-правового характера. Во многих учреждениях установлена тарифная система оплаты труда, которая включает в себя тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты.

Тарификация работ и присвоение работникам тарифных разрядов производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Система премирования работников может включать премирование руководителей, специалистов за основные результаты хозяйственной деятельности и специальное премирование за выполнение работ на отдельных участках, требующих повышенной ответственности.

Система премирования предусматривает возможность внесения изменений и дополнений в действующие положения по всем видам премирования, приостановки или изменения сроков действия отдельных положений о премировании, а также введения новых или отмены действующих положений в зависимости от их актуальности и финансового состояния учреждения.

Как правило, руководитель учреждения имеет право по ходатайству руководителей отделов полностью или частично лишать премии отдельных сотрудников за допущенные в работе производственные упущения:

Прогулы;

Появление на работе в нетрезвом состоянии;

Невыполнение заданий начальника отдела;

Нарушение техники безопасности, пожарной безопасности;

Нарушение трудовой производственной дисциплины;

Нарушение установленных сроков документооборота.

Все вышеперечисленные и иные основания, которые приводят к уменьшению или увеличению размера премии, обязательно должны быть указаны в положении о премировании или ином документе, регламентирующем порядок выдачи премий в учреждении.

Для проверки премирования за результаты деятельности и материального стимулирования работников используются:

Коллективный трудовой договор (если есть);

Положение о премировании с указанием конкретных показателей премирования по каждой должности и общих для всех работников случаев, когда премирование не производится;

Расчеты годового фонда заработной платы;

Учет выполнения показателей премирования по каждому структурному подразделению;

Документы, свидетельствующие о нарушении условий премирования конкретными работниками;

Приказы руководителя учреждения о выплате премий и мерах, примененных к нарушителям;

Учет использования фонда материального стимулирования по каждому источнику выплат.

Сначала проверяется правильность расчета плановых сумм фонда материального стимулирования и материальной помощи по годовым фондам заработной платы с выделением фонда на материальное стимулирование и оказание материальной помощи. Если в течение года происходили изменения размеров оплаты труда (окладов или ставки 1-го разряда ЕТС, размеров надбавок и доплат, включаемых в фонд заработной платы), штатной или списочной численности работников, то устанавливается правильность вносимых в расчет изменений и корректировок общей суммы годового фонда с учетом сроков внесенных изменений.

Законность выплат из фонда материального стимулирования и материальной помощи проверяется с использованием установленных системными документами по учреждению (постоянно или на определенные сроки) конкретных критериев оценки мастерства или достигнутых результатов в работе, видов важных работ, а также условий и упущений в работе, при которых выплата надбавок стимулирующего характера не предусматривается. Для проверки используются также приказы руководителя учреждения и документы, послужившие основаниями для их издания (письменные заявления работников, служебные записки начальников структурных подразделений и др.).

Кроме видов выплат, рассмотренных выше, в бюджетном учреждении могут быть предусмотрены следующие:

За совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания, выполнение обязанностей временно отсутствующего работника;

За работу в ночное время, вечернюю смену;

За ненормированный рабочий день у водителей;

Бригадирам (звеньевым) из числа рабочих, не освобожденных от основной работы, за руководство бригадой (звеном);

За вредные условия труда;

За профессиональное мастерство;

За выполнение особо важной работы на срок ее проведения;

За высокие достижения в труде и высокую квалификацию руководителям, специалистам и служащим.

Размеры и условия указанных доплат регулируются утвержденными по согласованию с профсоюзами положениями, приказами и другими нормативными актами.

В ходе проверки кадровой работы, осуществляемой в бюджетных учреждениях, проверке подвергаются отдельные вопросы трудового законодательства:

Соблюдение установленного порядка аттестации;

Соблюдение установленного порядка заключения и выполнения коллективного трудового договора и иных положений по оплате труда;

Соблюдение режима рабочего времени и времени отдыха, нормирования и охраны труда, возмещения вреда, причиненного при исполнении обязанностей;

Обеспечение гарантий, компенсаций и льгот отдельным категориям работников и т.д.

При проведении проверки учитываются как документально зарегистрированные жалобы, так и обращения работников в ходе ревизии. Привлекается документация аттестационной комиссии, профсоюзных органов, материалы расследований и другие документы. При необходимости уточнение отдельных вопросов трудового законодательства производится через трудовую инспекцию.

При проверке правильности и законности проведения аттестаций работников бюджетных учреждений следует руководствоваться требованиями Постановления Минтруда России от 11.11.1992 N 32 "Об утверждении Методических рекомендаций по совершенствованию организации заработной платы работников учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании, на основе применения Единой тарифной сетки оплаты труда" и Постановления Минтруда России N 27 и Минюста России N 8/196 от 23.10.1992 "Об утверждении основных положений о порядке проведения аттестации служащих учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании", а также соответствующими отраслевыми положениями и приказами министерств и ведомств, определяющими сроки проведения аттестации.

Следует иметь в виду, что на каждого работника, подлежащего аттестации, не позднее, чем за две недели до начала ее проведения, его непосредственным руководителем должно быть подготовлено представление, содержащее всестороннюю оценку соответствия работника квалификационным требованиям, предъявляемым по должности и разряду оплаты, его профессиональной компетентности, отношения к работе и качества выполнения должностных обязанностей, а также сведения о результатах работы за прошедший период. Аттестуемый работник должен быть заранее (не менее чем за две недели до аттестации) ознакомлен с представленными в аттестационную комиссию материалами. Таким образом, при просмотре документов по аттестации следует обратить внимание на даты документов, на наличие, а также правильность составления графика проведения аттестации, который утверждается руководителем учреждения и доводится до сведения аттестуемых работников.

В графике проведения аттестации указываются наименование подразделения, в котором работает аттестуемый, его фамилия, должность, даты проведения аттестации и представления в аттестационную комиссию необходимых документов, а также должности и фамилии работников, ответственных за их подготовку.

Приказом руководителя утверждается аттестационная комиссия в составе председателя, секретаря и членов комиссии. В аттестационную комиссию включаются руководители подразделений, высококвалифицированные специалисты и представители профсоюзной организации. При проверке можно обратить внимание на наличие, своевременность и корректность составления данного приказа.

Поскольку результаты аттестации (оценка и рекомендации) заносятся в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре, подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, принявшими участие в голосовании, и хранится в личном деле работника, то проверке подлежат личные дела.

Кроме того, результаты аттестации после их утверждения приказом руководителя вносятся в трудовую книжку работника. Значит, при проверке трудовых книжек следует обратить внимание на внесение записей о проведении аттестации.

При проверке правильности и законности проведения аттестации можно рассмотреть показатели оценки профессионализма и деловых качеств работников. Данные показатели утверждаются, как правило, ведомственными документами или документами по учреждению. В данном случае можно установить соответствие показателей требованиям законодательства в данной отрасли согласно квалификационным требованиям, а также их объективность.

В отношении проверки проведения аттестации гражданских служащих следует руководствоваться требованиями ст. 48 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 79-ФЗ), а также требованиями Указа Президента РФ от 01.02.2005 N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации".

Пример 2. В ноябре 2007 г. проведена проверка кадровой работы в больнице N 5 за период с 01.01.2006 по 01.10.2007. Штатная численность учреждения на 2006 г. составляла 155 единиц, на 2007 г. - 152 единицы. Проверкой установлено следующее.

Фонд оплаты труда на 2006 г. формировался на основании Приказа вышестоящей организации (Департамента здравоохранения) от 13.12.2005 N 465. Фонд оплаты труда на 2007 г. формировался на основании Приказа вышестоящей организации (Департамента здравоохранения) от 01.12.2006 N 800.

В нарушение Приложения N 2 к Приказу Департамента здравоохранения от 13.12.2005 N 465 фонд оплаты труда на 2006 г. рассчитан исходя из предельной численности работников 157 штатных единиц (следовало - 155 штатных единиц). Таким образом, завышение составило 35 400 руб. Расчет приведен в приложении N 5 к акту проверки.

В проверяемом периоде премирование производилось на основании приказов руководителя вышестоящей организации, приказов руководителя учреждения и положения о порядке премирования и установления ежемесячных надбавок работникам больницы N 5 от 23.01.2006 N 8. Нарушений не установлено.

Начисления и выплаты материальной помощи работникам учреждения производились на основании приказов руководителей вышестоящей организации, приказов руководителя учреждения и положения об оказании материальной помощи работникам больницы N 5 с дополнениями и изменениями, утвержденного приказом руководителя учреждения от 12.05.2005. В нарушение п. 8 положения об оказании материальной помощи в 2006 г. производилась выдача материальной помощи некоторым работникам без основания (заявления на выдачу материальной помощи и приказа руководителя) на общую сумму 25 000 руб.

3. Проверка осуществления работы с кадрами учреждения

В целях повышения заинтересованности, а значит, и эффективности работы персонала в каждом бюджетном учреждении должен формироваться кадровый резерв.

Поскольку целью проверки финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений является проверка целесообразности и эффективности использования бюджетных средств, то при проверке кадровой работы рекомендуется рассмотреть и вопросы формирования кадрового резерва учреждения, особенно при осуществлении ведомственного контроля.

Документы, на основании которых происходит формирование резерва, как правило, утверждаются внутри министерства, службы или агентства. Однако есть основные принципы формирования резерва - рассмотрим их на примере гражданской службы. При этом следует руководствоваться ст. 64 Федерального закона N 79-ФЗ.

Итак, кадровый резерв формируется с учетом сводного реестра государственных гражданских служащих Российской Федерации и поступивших заявлений гражданских служащих (граждан) на конкурсной основе для замещения должностей гражданской службы. Кадровый резерв формируется для замещения вакантной должности гражданской службы в том же или (и) другом государственном органе в порядке должностного роста гражданского служащего. Включение гражданского служащего (гражданина) в кадровый резерв государственного органа для замещения должности гражданской службы осуществляется по результатам конкурса.

Таким образом, при проверке правильности формирования кадрового резерва необходимо рассмотреть документацию по проведению конкурса на занимаемую должность, а также результаты данного конкурса. Кроме того, можно проверить, все ли прошедшие конкурс работники включены в кадровый резерв и соответствует ли должность кадрового резерва их потенциальному уровню. Документами, которые следует просмотреть, являются приказы руководителя учреждения, личное дело и иные документы, подтверждающие служебную деятельность работника (результаты аттестаций, рабочие документы кадровых служб и др.).

Ревизор также должен проверить, соблюдаются ли требования положения о кадровом резерве на гражданской службе (утверждается Президентом РФ и нормативным правовым актом субъекта РФ) при формировании кадрового резерва.

Профессиональный и образовательный уровень работников учреждения должен постоянно повышаться. В обязанности кадровых служб входит организация повышения квалификации работников.

Проверяя кадровую работу в направлении повышения квалификации работников учреждения, необходимо обратиться к нормативным документам. Например, в отношении гражданских служащих следует изучить положения Указа Президента РФ от 28.12.2006 N 1474 "О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации" (далее - Указ Президента N 1474), которым утверждено Положение о порядке получения дополнительного профессионального образования государственными гражданскими служащими РФ.

Поскольку основаниями для направления гражданского служащего на обучение по образовательной программе являются назначение гражданского служащего в порядке должностного роста на иную должность гражданской службы на конкурсной основе, включение гражданского служащего в кадровый резерв для замещения должности гражданской службы на конкурсной основе и решение аттестационной комиссии о соответствии гражданского служащего замещаемой должности гражданской службы при условии успешного освоения им образовательной программы, то особенно внимательно следует проверить работников, которые попадают в вышеперечисленные категории. При этом нужно обратить внимание на то, чтобы профессиональная переподготовка гражданского служащего осуществлялась с учетом профиля его образования, особенно в случае изменения вида его профессиональной служебной деятельности.

Кроме того, повышение квалификации гражданского служащего осуществляется не реже одного раза в три года. Гражданский служащий, впервые принятый на должность гражданской службы, направляется на повышение квалификации по истечении испытательного срока или шести месяцев после поступления на гражданскую службу. Возможен иной вид повышения квалификации - стажировка. Целью стажировки является изучение передового, в том числе зарубежного, опыта и закрепление теоретических знаний, полученных гражданским служащим в период профессиональной переподготовки или повышения квалификации, и приобретение практических навыков и умений для их эффективного использования при исполнении им своих должностных обязанностей.

Кадровая служба учреждения должна составлять заявки на обучение работников, например государственных служащих, по форме согласно Приложению N 1 к Указу Президента N 1474, которые представляются в определенные сроки (не позднее 1 марта года, предшествующего планируемому) вместе с отчетами о проделанной работе.

Таким образом, отдел кадров должен иметь план (график) повышения квалификации работников учреждений, в том числе в вузах, на специально организованных курсах повышения квалификации, семинарах внутри ведомства и вне его, или иные документы, содержащие информацию о курсах повышения квалификации для сотрудников учреждения.

Кроме того, все документы и (или) их копии, подтверждающие образовательный и профессиональный уровень работников (свидетельства, сертификаты, справки и т.п.), должны быть в наличии в отделе кадров и подшиты, как правило, в личные дела работников.

Пример 3. В ноябре 2007 г. проведена проверка кадровой работы инспекции N 1 Федеральной налоговой службы за период с 01.01.2006 по 01.10.2007. Проверкой установлено, что в нарушение ст. 64 Федерального закона N 79-ФЗ лица, работающие в инспекции и прошедшие конкурс на замещение новой должности гражданской службы, не включались в кадровый резерв государственного органа для замещения иной должности гражданской службы, например Ворожцова А.А., Кудрявцев Р.О., Малышев П.А.

В нарушение п. 5 Положения о порядке получения дополнительного профессионального образования государственных гражданских служащих РФ повышение квалификации гражданских служащих осуществляется реже одного раза в три года (например, Ильина Р.И., Крапивникова И.А., Райкина Е.О. проходили курсы повышения квалификации в октябре 2003 г.).

Основные допускаемые нарушения при осуществлении

кадровой работы

Среди основных допускаемых нарушений можно назвать следующие:

Отсутствие системных документов, связанных с оплатой труда (положения по оплате труда и премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их несоответствие требованиям, установленным законодательством РФ;

Несоответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников;

Отклонение фактической численности работников от численности, утвержденной штатным расписанием;

Установление разрядов, коэффициентов, ставок, окладов с нарушением требований постановлений Правительства РФ, отраслевых приказов и других нормативных документов (завышение или занижение);

Неправомерное установление различных доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т.д.) и завышение их размеров;

Отсутствие учета по каждому работнику, отсутствие личных дел и личных карточек или ведение их с нарушениями требований законодательства РФ;

Оформление и хранение трудовых книжек с нарушениями требований законодательства РФ;

Некорректное оформление первичных документов по учету кадров (отсутствие реквизитов, неполное заполнение форм и др.);

Отсутствие кадрового резерва, некорректное формирование резерва и ведение документации по нему;

Отсутствие работы с персоналом учреждения по повышению квалификации, профессионального и образовательного уровня и т.д.

В заключение отметим, что объем проверки (сплошной или выборочный) определяется, как правило, ревизором самостоятельно, в зависимости от масштаба выполняемых операций и периода проверки.

Кроме того, следует помнить, что проверка проводится с обязательным использованием нормативных документов, регламентирующих порядок ведения кадровой работы, при этом необходимо учитывать ведомственные документы, уточняющие порядок применения тех или иных нормативных актов с учетом специфики деятельности бюджетного учреждения. На основании проведенной проверки кадровой работы ревизор делает выводы, которые обязательно должны содержать ссылки на нормативные документы с указанием названия документа, его номера и даты его утверждения, а также статьи, пункта, подпункта, которые были нарушены. При этом субъективная оценка ревизора по каким-либо вопросам в акте или справке проверки не должна быть освещена.

М.Волчкова

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения:

ревизии и проверки

финансово-хозяйственной

деятельности"

Подписано в печать