Делопроизводство и документооборот - важные вспомогательные процедуры системы управления компанией, фактически формирующие структуру ее управленческих процессов, непосредственно влияющих на работу организации в целом. Вместе с тем для развертывания полноценной системы управления электронным документооборотом необходимы выделенные серверы, соответствующая инфраструктура и кадры, что может оказаться дорого для компаний. Сервисная модель и облака позволяют значительно расширить целевую аудиторию систем управления электронным документооборотом. Большинство производителей систем электронного документооборота (СЭД) ориентируются на компании и организаций с выраженной территориальной распределенностью и достаточно большим количеством рабочих мест. Именно такие компании остро нуждаются в оптимизации документооборота и организации электронного взаимодействия. Однако далеко не каждая компания имеет достаточно ресурсов для оплаты «входного билета» в процесс внедрения СЭД. Предоставление услуг документооборота по модели SaaS (Software as a Servise) оказывается вполне приемлемы для организаций любого размера и профиля, предъявляющих различные требования к защите информации.
Функциональность СЭД
По функциональности СЭД можно разделить на (рис. 1): классические решения автоматизации документооборота, востребованные преимущественно государственными заказчиками - функциональность и интерфейсы здесь давно определены; системы управление документацией (отраслевой, нормативной, распорядительной); инструменты групповой работы с документами; системы управления типовыми процессами (автоматизация потоков работ); системы управления произвольными процессами.
Архитектура облачных СЭД
Любая современная СЭД вне зависимости от того, на какой концепции базируется методика ее продаж и какие процессы она автоматизирует (делопроизводство, документооборот, информационную поддержку моделей управления), построена на основе трехзвенной архитектуры (рис. 2). В основании находится СУБД и при необходимости система криптографической защиты. Второй и третий уровни заняты системными и прикладными сервисами, а также сервером приложений. Имеется еще четвертый уровень, включающий интерфейсные решения, позволяющие создать максимально функциональный интерфейс для конкретного устройства (настольного ПК, планшетного компьютера, мобильного телефона и пр.).
В основании лежит промышленная СУБД от Microsoft, IBM или Oracle. В ее задачи входит безопасное хранение электронной документации, организация доступа к ней, в том числе и иерархического (IBM Lotus Domino/Notes). Кроме СУБД в нижний уровень классической трехзвенной архитектуры СЭД могут входить информационная и транспортная инфраструктура, а также система обеспечения информационной безопасности с поддержкой крипографических процедур, электронной подписи.
В облачной системе хранение данных может осуществляться как в едином, выделенном хранилище, так и распределенно, например, по месту ввода документов в систему, что может быть особенно актуально при облачной автоматизации документооборота организации с большим количеством офисов, находящихся в различных регионах.
В качестве основы современной СЭД могут быть использованы специфические документоориентированные решения по управлению корпоративным контентом. Заметную долю этой части рынка составляет платформа Lotus. Если рассмотренные ранее СУБД представляют реляционный подход к управлению базами данных, а сами сведения в них представлены в виде прямоугольных таблиц, то данные в Lotus Domino хранятся иерархически, то есть в структуре, сходной с обычным хранением документов в организации. Этот подход заметно совершенствует процедуры управления документацией, что и позволило этой технологии занять заметное место в современном рынке СЭД-решений.
Немного особняком в данной группе стоит решение Microsoft, предназначенное скорее для управления корпоративным контентом, - SharePoint. Являясь ECM-платформой, SharePoint находит множество поклонников, особенно в среднем бизнесе, так как системы, построенные на ее основе, могут легко масштабироваться и по объему, и функционально в зависимости от текущих потребностей бизнеса, тем не менее, подходы на основе SharePoint пока практически не реализованы в виде облачных СЭД.
У многих отечественных разработчиков СЭД, особенно плотно взаимодействующих с вендорами, существует одновременно несколько промышленных решений, созданных как в рамках общей трехзвенной архитектуры, так и в качестве надстройки над документоориентированной средой, позволяющей эффективно управлять документными данными самостоятельно.
Второй и третий уровни трехзвенной архитектуры реализует сервер приложений и разнообразные системные сервисы, ресурсы которых используются прикладными модулями СЭД - программный комплекс, обеспечивающий базовый функционал СЭД. К примеру, в процедуре обработки входящей корреспонденции такой универсальный комплекс обеспечивает систему следующей функциональностью: нумерация документов; хранение контента документов (образ, текст); автоматизация стандартных процедур (согласование, утверждение или подписание).
Безусловно, задач, решаемых сервером приложений, значительно больше, однако рассматривать их следует исключительно в контексте обеспечиваемого ими функционала.
СЭД в «облачной» версии принципиально не отличается. Таким образом, для этой категории потребителей архитектурные аспекты решения, как и аспекты управления лицензиями, не важны.
Особняком в рассмотренной нами архитектуре является четвертый уровень, представляющий собой уровень интерфейсов пользователя (UI), предназначенных для организации удобного и полноценного взаимодействия конечного пользователя с СЭД как таковой, а также периферийного оборудованием, входящим помимо СЭД в комплекс рабочего места пользователя (сканер, принтер, сканер штрих-кода и т.д.).
Уровень интерфейсов пользователя может быть разделен на категории по типам используемых интерфейсов:
. «Толстый» клиент. Наиболее старая СЭД, обеспечивающая однако полнофункциональное взаимодействие пользователя с СЭД. Представлена обычно в виде программного модуля, инсталлируемого непосредственно на пользовательскую станцию, что указывает на его основные недостатки: затратность в развертывании и дальнейшей эксплуатации. «Толстые» клиенты зависимы от типа операционной системы приложения. Такой подход считается достаточно устаревшим, и решения на его основе для облачных СЭД не используются.
. «Тонкий» клиент. Современная СЭД, взаимодействующая с пользователем через web-интерфейс посредством интернет-браузера. Причем это взаимодействие может быть организовано как внутри локальной сети организации, так и через vpn и сеть Интернет. Отсюда очевидны легкость в развертывании и обслуживании. Функционал такой системы можно обновлять без массовой перестановки клиентских приложений, что также заметно сокращает издержки. В современных «облачных» СЭД такой вид интерфейса, не зависящий от платформы рабочего места, является основным.
. Мобильный клиент, предназначенный для эксплуатации на современных мобильных бизнес-ориентированных платформах: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android и MS Windows Phone. Только решения на основе iOS и BlackBerry OS обеспечивают надлежащий уровень безопасности при передаче данных на телефон и обратно.
Современные системы электронного документооборота, продолжают развиваться, захватывая новые секторы рынка и предоставляя услуги в рамках новых бизнес-моделей, основной из которых является SaaS.
Большое количество именно архитектурных аспектов совпадают как для классических СЭД, так и для облачных. Тем не менее, облачные решения в области документооборота имеют и много отличий от обычных корпоративных информационных систем, которые практически исключают возможности редизайна классического СЭД-решения в облачное, чем в текущий момент и объясняется выраженно слабая представленность облачных решений в секторе систем электронного документооборота на отечественном рынке. В прошлом году таких систем официально было введено в промышленную эксплуатацию не менее трех, то в 2012-м разработчики обещают не менее пяти облачных документоориентированных решений. Новые решения должны привнести как технические, как и юридические новые подходы к возможностям лицензирования и биллинга, а также обеспечение взаимосвязи с государственными портальными решениями, системами межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
Проблемы выбора
Если для компании задача выбора облачным документооборотом совпадает с первой автоматизацией документооборота вообще, то есть компания становится перед выбором «внедрять ли классическую СЭД, либо просто подключиться к имеющемуся облачному решению», финансовая выгода «облачного варианта» явно заметна. Но вопрос доверия к провайдеру облачного решения при этом может стоять достаточно остро. И здесь надо ответить на ряд вопросов: обеспечит ли провайдер реальную, а не декларируемую конфиденциальность хранимых в системе документов, будет ли своевременно делать резервное копирование данных и др.
Одним из ключевых документов, определяющих правоотношения между провайдером и клиентом является SLA (Service Level Agreement). Договор SLA в отличие от обычного договора оказания услуг подразумевает не только и не столько перечень выполняемых провайдером работ, а определяет все сервисы облачной СЭД, которые будут предоставляться клиенту в течение действия договора, а также временные границы, в которых эти сервисы будут предоставляться в надлежащем объеме и качестве. В договоре четко определяются все временные границы решения возникающих инцидентов и проблем, определяются меры дисциплинарного воздействия на провайдера при неисполнении либо ненадлежащем исполнении обязательств.
Облачная СЭД или нет?
Несмотря на то, что SaaS-подход отлично функционирует во многих ситуациях, и существует большое количество доводов «за», внедрение в компании именно «облачной» СЭД пока встречает сопротивление. Какие критерии могут подсказать о том, как проводить автоматизацию документооборота?
Критерий 1. Стремительное увеличение объемов документооборота.
Для небольшой либо средней компании такой признак является первым сигналом к тому, что пора задумываться об автоматизации этой группы процессов. Стремительное увеличение объемов контента как внутри предприятия, так и между компаниями обусловило необходимость внедрения эффективных систем и технологий управления документооборотом. Web-сервисы дают возможность многим компаниям быстро автоматизировать управление контентом с такими преимуществами, как значительно более низкая цена приобретения и более простое администрирование ИТ-системы. Поставщик отвечает за управление инфраструктурой и поддержку сервиса, пользователю не приходится что-либо покупать, поддерживать или чем-либо управлять.
Считается, что в большинстве случаев крупные предприятия могут потенциально сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта, выбрав для управления документами модель SaaS. Для небольших компаний автоматизация документооборота посредством «облачной» СЭД выйдет еще менее затратной, т.к. относительная стоимость инфраструктуры, а также стоимость администрирования при этом заметно снижаются.
Критерий 2. Требуется ли компании единичное приложение или система из нескольких взаимосвязанных модулей?
Некоторым компаниям необходимы многочисленные функции, такие как возможность получать и отправлять почту из приложения; распознавание текста для преобразования факсов и отсканированных документов в текстовые документы, прочие функции для лучшей организации контента. Такие важные мелочи намного дешевле и качественнее может реализовать только провайдер.
Критерий 3. Какова необходимая скорость внедрения?
Традиционно этап закупки типового программного обеспечения, включающий в себя проведение тендера, разработку технического задания, тестирование и переговоры, может занять месяц, после этого наступает срок выполнения работ, что в условиях средней организации с 50-100 рабочими местами в СЭД составляет еще пару месяцев. При выборе облачной СЭД заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, а окупаемость инвестиций наступит намного раньше.
Критерий 4. Существуют ли удобные инструменты миграции данных в облачную систему из СЭД, уже эксплуатируемой на предприятии. Какова вероятность того, что данные частично или полностью могут быть повреждены или утрачены? В свою очередь уже вам необходимо оценить риски, возникающие и во время миграции, и во время эксплуатации системы документооборота на облачной платформе.
Критерий 5. У вас ограниченный бюджет проекта? При внедрении «облачной» СЭД стартовые затраты значительно снижены и соизмеримы со стоимостью эксплуатации. Хотите ли вы сократить ваши стартовые затраты?
Приобретение типового программного обеспечения часто влечет за собой большие затраты на лицензии. Экспертная оценка стоимости типового пакета программ составляет приблизительно 15% от стоимости владения и эксплуатации этого приложения на протяжении 5 лет. При использовании облачного решения стоимость права собственности можно рассматривать как небольшой ежемесячный взнос, а не огромные капиталовложения.
Критерий 6. Необходима ли вам постоянно совершенствующаяся ECM система?
Если основное направление бизнеса компании быстроразвивающееся, то использование модифицируемой «облачной» СЭД может значительно уменьшить расходы компании на управление программным обеспечением: изменения в такой системе происходят одномоментно для всех, при этом установка дополнительного ПО исключена. Как следствие, поставщик решения осуществляет обновления на сервере, которые мгновенно становятся доступны посредством Web-доступа, поэтому обновление версий проходит незаметно для эксплуатанта и дополнительно не оплачивается.
Критерий 7. Можете ли вы оценить риски, которые возникнут при уходе провайдера информационной системы с рынка? Во многом ответом на этот вопрос являются технические решения, позволяющие осуществить миграцию данных как из самого облака, так и из резервных копий. С другой стороны, вероятность дискредитации документов, возникающая при изменении провайдера системы по прежде всего политической мотивировке подобных действий, может быть минимизирована за счет применения криптографических средств защиты информации надлежащей стойкости.
Критерий 8. Можете ли вы управлять вашим бизнесом по принципу Парето, когда основные возможности продукта могут решить максимум задач, возлагаемых на него? Если да, то внедрение на основе «облачной» СЭД подходит для рассматриваемой организации, если же функциональность более раздроблена, а также существуют задачи, которые с ее помощью совсем не решаются, значит реализация целей на основе выбранной «облачной» СЭД, скорее всего, сомнительна и требуется дополнительный анализ для принятия управленческого решения об автоматизации документооборота именно таким образом. Это происходит потому, что большинство хорошо спроектированных «облачных» систем предлагает большие функциональные возможности. Однако некоторые специализированные функциональные возможности предоставить не могут. Поэтому многие компании боятся, что потеряют гибкость. Но при более эффективном использовании допускается решение, при котором СЭД будет обеспечивать только стандартную функциональность. Другие функциональные возможности, требующиеся компании, могут быть реализованы дополнительно.
2 ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ И ПРОЦЕССАХ Для согласования и совместного редактирования документов в компаниях зачастую используются привычная почта и различные онлайн-сервисы. За кажущимся удобством подобных инструментов скрываются проблемы поиска информации и нарушения ее конфиденциальности, разрозненного хранения документов и накопления большого количества дублей. Преодолеть «информационный хаос», повысить эффективность и результативность работы помогут системы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), такие как DirectumRX. DirectumRX выводит процессы средних компаний на новый уровень: ускоряет документооборот; обеспечивает прозрачность взаимодействия сотрудников; повышает контроль исполнительской дисциплины; упорядочивает делопроизводство, работу с договорами и счетами; позволяет наладить обмен электронными документами с контрагентами; обеспечивает эффективное управление проектами. DirectumRX гарантирует порядок в документах и процессах.
3 Представителям среднего бизнеса требуются полноценные ECM-возможности для автоматизации документооборота, однако крупные корпоративные системы для них зачастую избыточны и слишком дороги. Кроме того, построение собственной IT-инфраструктуры требует значительных временных ресурсов, что может служить препятствием для развития основной деятельности организации. Виртуальные мощности из «облака», в отличие от покупки оборудования и ПО, позволяют получить быстрый результат без каких-либо капитальных инвестиций и найма IТ-персонала. Но стоит помнить, что далеко не все облачные сервисы обладают достаточной функциональностью для ведения документооборота и могут быть адаптированы под индивидуальные бизнес-процессы компании. Константин Истомин Исполнительный директор компании DIRECTUM: Модель SaaS хорошо подходит для автоматизации документооборота, когда заказчику необходимо готовое решение с богатыми возможностями при минимальных начальных затратах. Именно с учетом этих требований мы создали DirectumRX. DirectumRX ECM-система, сочетающая в себе функциональные возможности для решения задач среднего бизнеса и удобство использования в формате SaaS «ПО как услуга». Идея DirectumRX основана на подходе «Rich Cloud System» РЕШЕНИЕ ДЛЯ СРЕДНИХ КОМПАНИЙ
4 БОГАТАЯ ОБЛАЧНАЯ СИСТЕМА В рамках концепции Rich Cloud System ECM-система DirectumRX объединяет в себе лучшие характеристики облачных (SaaS) и локальных (On-premise) решений. Минимум первоначальных затрат на развертывание и обслуживание SaaS Доступ в любое время из любого места SaaS Быстрый старт работы SaaS Rich Cloud System On-premise On-premise On-premise Попробуйте демо на rx.directum.ru Богатый функционал ECM-системы Интуитивно понятный удобный интерфейс Возможность адаптации под бизнес-процессы
5 Все это дает возможность решать задачи средних компаний без утяжеления системы. ПРЕИМУЩЕСТВА Функциональность и гибкость Из «коробки» доступны мощные решения по автоматизации ключевых бизнес-задач: управление документами и бизнес-процессами, договоры и счета на оплату, делопроизводство, совещания и проекты. И вы можете настраивать их функции под особенности процессов вашего предприятия. Легкий и удобный интерфейс Работа аналогична проводнику Windows и Microsoſt Outlook. Визуальные обложки и графическое представление данных ускоряют работу. Система анализирует действия сотрудников и подсказывает нужные функции, гибко рассчитывает сроки исполнения задач по сквозным бизнес-процессам. Распределенная и мобильная работа Поддерживаются единые регламенты, шаблоны документов, правила конфиденциальности при работе территориально удаленных подразделений с учетом разницы в часовых поясах. Всем сотрудникам доступны мобильные приложения с возможностью работать как online, так и offline. Обмен электронными документами с контрагентами Больше не нужно задумываться, что автоматизировать в первую очередь: внутренний или внешний документооборот. В систему встроены возможности обмена документами с контрагентами через сервисы, такие как Synerdocs. Поддерживается роуминг с ключевыми операторами обмена. Преимущества DirectumRX реализованы в функциональных возможностях системы
6 РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ Управление документами: единый корпоративный архив документов легкое потоковое сканирование шаблоны с автоподстановкой данных права доступа и электронная подпись версии документов и история работы связывание документов по тематике удобный и быстрый поиск Бизнес-процессы и взаимодействие сотрудников: легкая постановка задач контроль исполнительской дисциплины сквозная переписка по группам работ соблюдение регламентов согласования управление совещаниями Упорядоченное делопроизводство: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов отслеживание местонахождения документов вынесение резолюций и выдача поручений контроль исполнения принятых решений
7 Комплексное управление договорами и счетами на оплату: шаблоны договоров и приложений регламенты согласования и оплат единые реестры и контроль обязательств учет наличия оригиналов документов РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ Обмен электронными документами с контрагентами: быстрое подключение к сервисам обмена легкая отправка приглашений к обмену контрагентам отправка, обработка и контроль возврата документов в одном интерфейсе Эффективное управление проектами на всех стадиях: единый реестр проектов компании шаблоны проектных документов автоматическое назначение прав доступа согласование и утверждение документов по регламентам И это дешево
8 УДОБНЫЕ ТАРИФЫ Выбирайте необходимое количество пользователей и период подключения (месяц, квартал или год). RX10 RX25 RX50 RX75 RX100 Количество пользователей 10 сотр. 25 сотр. 50 сотр. 75 сотр. 100 сотр. Доступный объем данных 20 ГБ 50 ГБ 100 ГБ 150 ГБ 200 ГБ Стоимость базового тарифа* 3340 р р р р р. Управление документами Бизнес-процессы и Совещания Делопроизводство Договоры и Счета на оплату Обмен с контрагентами Мобильное приложение Jazz Мобильное приложение Solo р р р р р р р. Проекты р р р р р. Интеграция с 1С р р р р р. Полная информация о тарифных планах на сайте rx.directum.ru * При подключении к DirectumRX на 1 месяц.
9 Подключение к системе только начало. Следующий шаг настройка процессов, регламентов, обучение и поддержка пользователей. Варианты настройки бизнес-процессов и внедрение системы КЛИЕНТСКАЯ ПОДДЕРЖКА Самостоятельное внедрение: только обучение команды заказчика работе в системе, реализация проекта своими силами. Поддержка внедрения: обучение команды и онлайн-консультации по организации работ и начальной настройки системы. Выезд экспертов при необходимости. Внедрение «под ключ»: полное руководство проектом нашими специалистами. Гарантируем достижение целей внедрения, а результатов заданным показателям эффективности. Обучение работе в системе Курс администратора (24 ч., 3 рабочих дня): включает изучение функций прикладного администрирования DirectumRX и практику самостоятельной настройки процессов в системе. Семинар для пользователей (3 ч.): ориентирован на решение прикладных бизнес-задач сотрудниками при работе с документами и их согласовании. Поддержка и сопровождение методологическая поддержка в управлении проектом и выстраивании новых бизнес-процессов; дополнительная настройка системы нашими экспертами; техническая поддержка. А еще это безопасно
10 ГАРАНТИИ Существует множество мифов о надежности облачных технологий. Причина недостаточная осведомленность пользователей и большое количество недостоверной информации. Мы уделяем большое внимание аспекту безопасности работы в облаке. DirectumRX гарантирует*: Конфиденциальность ваших данных. Нами разработан целый ряд организационных, административных и технических мер, направленных на обеспечение безопасности вашей информации. Доступность от 99% времени оказания услуги, реализованная за счет стабильно высокого качества работы сервиса. Сохранность ваших данных. Резервное копирование и мониторинг работоспособности выполняются в режиме 24/7, что гарантирует своевременное выявление неполадок и скорейшее их устранение. * Все гарантии и обязательства по предоставлению услуг DirectumRX зафиксированы в SLA (Service Level Agreement; соглашение об уровне предоставления услуги). Наши клиенты ценят это
11 Крупнейший авиационный терминал на Северо-Западе России, предлагающий полный спектр услуг на рынке грузоперевозок ОТЗЫВЫ КЛИЕНТОВ Автоматизация процессов делопроизводства и управления договорами позволила нам вывести эффективность работы компании на новый уровень. DirectumRX полностью отвечает нашим требованиям как с точки зрения технических характеристик, так и в части удобства работы пользователей. Игорь Рогозин Руководитель отдела информационных технологий Cистема онлайн-бронирования и покупки билетов на культурные и спортивно-массовые мероприятия Компания DIRECTUM предлагает быстрое внедрение, а настройка бизнес-процессов не вызывает затруднений, специалисты DIRECTUM всегда на связи и готовы помочь. Евгения Попова Руководитель административного отдела
12 Управлять документами и процессами легко DirectumRX облачная система электронного документооборота для автоматизации среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением пользователей. Хотите узнать больше? Посетите наш сайт rx.directum.ru и получите доступ к демостенду Ижевск +7 (3412) Москва +7 (499)
Облачный документооборот ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ И ПРОЦЕССАХ Для согласования и совместного редактирования документов в компаниях зачастую используются привычная почта и различные онлайн-сервисы. За кажущимся
Облачный документооборот: затраты, выгоды, эффект Наши эксперты Василий Бабинцев Директор по маркетингу Дмитрий Петров Руководитель направления DIRECTUM по работе со средним бизнесом Big Data ACM в России
Lean и ECM: бережливый подход к эффективности в кризис Василий Бабинцев Директор по маркетингу Экономика индекс российского фондового рынка индекс американского рынка Культура отношений Информационная
1С:Документооборот КОРП для Украины 2.0 новый уровень управления бизнес-процессами Внедренческий центр ABBYY Украина Пилипчук Анастасия 1С:Документоборот КОРП для Украины - современная ECM-система (Enterprise
Управление документами и архивом автоматизация бизнес-процессов интеграция приложений ЕСЛИ В ОРГАНИЗАЦИИ Работа с бумажными документами ведется архаично, для согласований и контроля используется электронная
РАБОТА РУКОВОДИТЕЛЯ В LANDOCS www.landocs.ru www.lanit.ru ЗАЧЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ РАБОТА В СЭД Включение руководителя в работу - это значительное повышение эффективности СЭД в организации! Скорость принятия
Для среднего и крупного бизнеса Компания HAULMONT международная компания-разработчик автоматизированных систем управления деятельностью предприятий (Россия, Великобритания, Франция, США). Центр разработки:
ИНФРАМЕНЕДЖЕР SERVICE DESK ВОЗМОЖНОСТИ ИнфраМенеджер Service Desk предназначен для автоматизации полного цикла обслуживания пользователей на всех линиях поддержки. обслуживание пользователей (Service Desk)
Microsoft Office 365 от «Билайн» Бизнес Office 365 = Все инструменты для бизнеса Оffice 365 подходит для бизнеса любого размера Возможность покупки как пакетных предложений, так и отдельных сервисов Оперативное
СЭД 3 в минимальной поставке подразумевает поставку 50 х лицензий и 1 лицензии на систему потокового сканирования. Указанные цены могут быть изменены в 2016 году в зависимости от складывающейся экономической
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОЧИМИ ПРОЦЕССАМИ DocSpace Возможности и преимущества Задача системы DocSpace Обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному
Lement Pro www.lement.pro [email protected] 8 800 500-12-76 +7 495 545-48-40 Система управления бизнесом...и любой другой элемент вашего бизнеса в Lement Pro! до 30 % рабочего времени все руководители тратят
2 «Возможность разделения пользователей на профили в зависимости от их ИТ-потребностей и применение к ним разных схем лицензирования» «Упрощение лицензирования локального ПО и облачных служб» «Учет существующих
Решение на платформе Alfresco Система SX-Government Soft Xpansion International ECM система: Управление содержанием и процессами Центр предоставления административных услуг Автоматизация HRпроцедур Обращения
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ СОЦИАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ
Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами Docsvision Платформа 5 прайс-лист Руководство пользователя (PDF, 11,3 Mb) Руководство администратора (PDF, 3,76 Mb) Руководство по настройке
1 «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины» Хранение документов и файлов Коллективное редактирование Контроль версий Учет рабочего времени «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины»
Применение 1С:Документооборот Официальный партнер для решения бизнесзадач 1-й казахстанский 1С Форум для корпоративных клиентов 12 ноября 2015, Отель "Radisson Hotel Astana" Сергей Шеметов, Андрей Гуркин
СПО-решения и услуги для органов государственной власти ПингВин Софтвер Информация о компании ПингВин Софтвер сервисная ИТ-компания полного цикла, оказывающая услуги по внедрению, интеграции решений, развитию,
Группа компаний ЛАНИТ Департамент сетевой интеграции Интеграция мобильных устройств в корпоративную сеть 2013 Корпоративная мобильность Постоянный доступ к корпоративной информации Постоянная подключённость
Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы Сергей Полтев Москва, 20 сентября 2011 года Что такое ECM? Enterprise Content Management управление корпоративными информационными
АУТСОРСИНГ ИТ-УСЛУГ ПРЕИМУЩЕСТВА ИТ-АУТСОРСИНГА Выполнение работ квалифицированными и клиентоориентированными ИТ-специалистами Непрерывность обслуживания ИТ-систем без отпусков и больничных Высокая прозрачность,
Облачные технологии в бизнесе Абуриков Х.Х. ФГБОУ ВО «Дагестанский государственный университет» Махачкала, Россия. Cloud technologies in business Aburikov H.H. Dagestan State University Makhachkala, Russia.
КОДЕКС: ДОКУМЕНТООБОРОТ Система электронного документооборота Функциональные возможности Система электронного документооборота КОДЕКС: ДОКУМЕНТООБОРОТ Назначение Система позволяет не только автоматизировать
Ключевые требования к информационной системе управления бизнесом для проектной компании Данный документ определяет состав ключевых бизнес-процессов для проектной компании с целью формирования требований
АУТСОРСИНГ ПЕЧАТИ ОБ АУТСОРСИНГЕ ПЕЧАТИ АУТСОРСИНГ ПЕЧАТИ комплексная услуга АМТЕЛ-СЕРВИС, обеспечивающая заказчикам бесперебойную работу печатной техники и значительно снижающая затраты на печать. Экономия
Singlepoint точка опоры вашего успеха Удобная система проектирования и автоматизации полного жизненного цикла любых бизнес-процессов Вашей компании требуется наладить успешное взаимодействие между сотрудниками?
1С:Документооборот 1С:Документооборот современная система для управления документами и процессами 1С:Документооборот КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов. 1С:Документооборот государственного
#CloudMTC: виртуальный дата-центр Что такое #CloudМТС: виртуальный дата-центр? Это облачный сервис с удобным сетевым доступом к вычислительным ресурсам МТС (серверам, устройствам хранения данных, приложениям
Условия технической поддержки продуктов компании Форсайт 12/12/2017 Служба технической поддержки 8 800 505-72-01 [email protected] www.fsight.ru СОДЕРЖАНИЕ Определения... 3 Общие положения... 5 Уровни
Чернышов Алексей Команда 1С-Коннект Готовое решение для техподдержки ваших клиентов О чем и для кого доклад? Автоматизация поддержки пользователей становится более предсказуемой и эффективной, если компания
ОПИСАНИЕ «БАРС.Мед» - универсальное решение для автоматизации деятельности медицинских учреждений различной специализации и масштаба: от небольших узкоспециализированных клиник до многопрофильных стационаров
Microsoft Office 365 от «Билайн» Бизнес Office 365 = Все инструменты для бизнеса Преимущества перехода на Office 365 Единый инструмент для выполнения рабочих задач Делайте резервное копирование файлов
Разработка и внедрение решений на платформах Microsoft SharePoint и Project О нас Компания Ulteam (ООО Алтим) обеспечивает разработку, внедрение и поддержку решений на базе продуктов Microsoft SharePoint
2010 СЭД WSS Docs Краткий обзор решения Документ описывает систему электронного документооборота WSS Docs, реализованноую на платформе MS SharePoint. WSS-Consulting 21.06.2010 1 Что такое WSS Docs WSS
Управление конфликтами в условиях внедрения ITSM Опыт использования Conflict Management System в государственном сегменте Бакланов Игорь Президент [email protected] Компания Wellink www.wellink.ru Тел.:
Портал проектного управления ОТР.Призма ОТР.Призма портал проектного управления и система мониторинга. Реализована на платформе с открытым исходным кодом LifeRay, разработана с учетом лучших практик ведения
Www.directum.ru [email protected] DIRECTUM Jazz для DIRECTUM. Методические рекомендации по внедрению и использованию Оглавление Введение...3 Назначение...3 Позиционирование...3 Профиль пользователя...3
Дата 2011 Вадим Ипатов Технологии Lotus для оптимизации бизнес-процессов, организации единого информационного пространства, совместной работы над документами 2009 IBM Corporation Современные бизнес ценности
ОАО «ТЕВИС» внедряет СЭД на базе платформы DocsVision 1 августа 2011 года в ОАО «ТЕВИС» началась промышленная эксплуатация системы электронного документооборота и делопроизводства на платформе DocsVision
РЕАЛИЗАЦИЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РАМКАХ ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ЯДРО ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СТРОИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ С ПРИМЕНЕНИЕМ ОСНОВ ИНФОРМАЦИОННОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ (BIM) СОДЕРЖАНИЕ Цели и задачи Функциональная архитектура Функционально-технологическая архитектура
ОБЛАКО «Изумрудная Долина»: Система Электронного документооборота Опоры России Содержание Предпосылки Условия Технологии 1С для организации облака Вопросы безопасности организации облака Опора России в
Облачные технологии Мифы и реальность Мария Бартенева Директор по консалтингу [email protected] www.telecomguard.ru Повестка Основные понятия Мифы Выводы 2 Что такое «Облако»? Оборудование Вычислительные
Система электронного документооборота для органов государственной власти с использованием свободного программного обеспечения (СПО). Лучшие практики и решения Артем Захаров Менеджер продукта Логика ECM
Самое лучшее для современного малого и среднего бизнеса Менеджер по развитию направления облачных решений в сегменте малого и среднего бизнеса по России. Ноябрь 2015 Локальное размещение Гибридная среда
Инновации в области управления персоналом: SAP HCM On-premise SuccessFactors - облачные технологии в HR-процессах Татьяна Богуш, архитектор бизнес-решений по управлению персоналом, SAP CIS 1 Лучшие решения
ВИРТУАЛЬНЫЙ ЦОД Развитие облачных услуг Оперативная модернизация ИТ-инфраструктуры Оптимизация текущих затрат на поддержание действующей инфраструктуры Обеспечение защиты и безопасности хранения корпоративной
18 июня 2012 г. 18:40На Docflow 2012 много внимания было уделено дискуссиям об «облачных решениях», как оказалось - это едва ли не самая популярная нынче тема среди экспертов.
Я поинтересовалась у одного из них, что же такое «облако», мне объяснили, что «облачные решения», это, по сути, возможность работы в удаленном доступе.
Воображение тут же нарисовало картинку «облаков» применительно к электронному документообороту, где небольшая по численности компания решила установить СЭД. И чтобы не привлекать дополнительный IT персонал, не закупать дополнительное оборудование или обновлять нынешнее, арендует сервер. Например, у компании-поставщика системы электронного документооборота.
Однако, прочитав ряд статей по теме облачных технологий, становится ясным, что в современном мире понятие «облака» интерпретируется гораздо шире. И статей в сети по данной тематике - великое множество, и, как справедливо высказался автор одной из них: - «…обилие публикуемых материалов не только не вносит ясности в рассматриваемый вопрос, но и усложняет понимание облачных концепции».
Так все-таки, где заканчивается удаленный доступ и начинаются облачные технологии?
Начнем с обзора определений «облака» и «облачных технологий», которых довольно много:
Облака, кратко говоря, - это реализация динамической виртуализированной инфраструктуры.
Облако — это не что иное, как некий крупный дата-центр (или сеть взаимосвязанных между собой серверов).
Облачные технологии - это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как онлайн-сервис. Слово «облако» здесь присутствует как метафора, олицетворяющая сложную инфраструктуру, скрывающую за собой все технические детали… Это одна большая концепция, включающая в себя много разных понятий, предоставляющих услуги. Например, программное обеспечение, инфраструктура, платформа, данные, рабочее место и т.п.
В последнее время вопросы, связанные с построением облачных систем начинают привлекать не только крупные компании, но и государственные структуры в различных странах мира. Совсем недавно группой экспертов был выпущен документ, предназначенный для Еврокомиссии, в котором была предпринята попытка систематизировать современный опыт в области построения облачных систем и выработать рекомендации по развитию IT систем в Евросоюзе.
Согласно этому документу, «облако — это динамично расширяемая информационная система, при необходимости предоставляющая потребителям IT сервисы с заданными характеристиками и позволяющая контролировать качество предоставления услуг согласно заложенным метрикам».
Самое важное в этом определении то, что облачные системы являются сервис-ориентированными: их основная задача — обеспечить потребителя качественной услугой.
Соответственно, выделяется несколько моделей предоставления услуг:
Как правило, модель IaaS подразумевает предоставление виртуального сервера, хранилища, сетевой инфраструктуры;
— предоставление доступа к программной платформе. Пользователи могут создавать и размещать собственные приложения на базе данной платформы, они имеют доступ к управлению ресурсами более низкого уровня (операционная система, хранилища данных и.т.д.);
— предоставление программного обеспечения. В данной модели пользователи получают доступ только к функционалу необходимого ПО через сеть. *
Согласно SaaS-концепции вы платите не единовременно, покупая продукт, а как бы берете его в аренду. Причем, используете ровно те функции, которые вам нужны (и, соответственно, платите за них же).
С определениями и моделями услуг немного разобрались.
Теперь попытаемся понять суть работы облачных технологий.
Если взять простой пример компьютерных игр, « то технически это выглядит следующим образом: сама игра располагается на удаленном сервере и там же производится обработка графики, которая на компьютер конечному пользователю поступает уже в «готовом» виде. Проще говоря, те вычисления, которые при обычной игре на компьютере выполняют видеокарта и процессор, здесь уже выполнены на сервере, а ваш компьютер используется лишь как монитор.» *
С кого же начались такие сказочные услуги?
Публичная история собственно cloud computing в современной реализации начинается примерно с 2006 года. Именно тогда не нуждающаяся в представлении компания Amazon представила свою инфраструктуру веб-сервисов (Web Services), обеспечивающую не только хостинг, но и предоставляющую клиенту удаленные вычислительные мощности. Вслед за Amazon аналогичные сервисы представили Google, Sun и IBM. А в 2008 году свои планы в этой области озвучила компания Microsoft. Причем Microsoft анонсировала не просто сервис, но полноценную облачную операционную систему Windows Azure.
Теперь обратимся к интересующей области, непосредственно связанной с СЭД. Что значат «облачные технологии» для нее?
Удаленный доступ к СЭД обеспечивает сотрудника актуальной информацией по принимаемым в компании решениям, дает возможность участвовать в обсуждениях и принятии этих решений независимо от того, где находится сотрудник. Конечно, в первую очередь это актуально для руководителей, так как без согласования с ними не принимается ни одно важное решение. Однако представители среднего звена тоже могут по достоинству оценить возможности удаленного доступа к СЭД. Например, руководители производственных отделов крупных компаний, которые постоянно находятся на объектах, или менеджеры по продажам, которым приходится часто выезжать на встречи, благодаря этой возможности смогут вовремя просмотреть и согласовать документы, подготовленные бэкофисом для заказчиков.
Чем облачные технологии могут помочь бизнесу?
Во-первых, пользователю не нужно заботиться о производительности своего ПК, не нужно переживать о свободном месте на дисковом пространстве.
Во-вторых, пользователь платит только за услугу, предоставленные возможности и только за конкретные функции.
В-третьих, облачные технологии помогают бизнесу в сезонном смысле. Например, если компания продает подарки к международному женскому дню, который как все знают только раз в году, в остальное время (зимой, летом, осенью) ее услуги никому будут не нужны. И именно в это время, компания не будет нести затраты на обслуживание того огромного функционала, который нужен ей только в пиковый период.
Итак, используя облачнее технологии, компания уходит от проблем, связанных с покупкой дополнительных лицензий, временем на установку и настройку приложений на каждом компьютере и поиске нового IT-сотрудника, используя онлайн-вариант необходимого софта, заплатив лишь за то время, которое сотрудники пользовались этим софтом.
Если же говорить глобально, то все варианты облачных технологий подразумевают подписочную модель оплаты (за фактическое использование). Причем, не только в отношении софта, но и по части аппаратных ресурсов. И это условно называется Pay as you go . Ну а тем, кому аппаратные ресурсы не нужны, могут просто взять требуемые приложения в аренду (и здесь мы возвращаемся к понятию Software as a Service (SaaS).
Эксперты отмечают, что если говорить об «облаках» применительно к сфере управления документацией, то здесь облачные технологии не являются чем-то абсолютно новым. Сегодня уже всем известны основные принципы, по которым строится работа при реализации «облачной» модели, а также преимущества, о которых говорят поставщики облачных сервисов. Среди таких преимуществ отмечают сокращение капитальных вложений в инфраструктуру, затрат на ее поддержание, специалистов и так далее.
«Сейчас во многих странах органы власти рассматривают возможность организации управления документами в государственных структурах с применением облачных технологий. При этом те органы власти, которые ответственны за обеспечение управления документами на государственном уровне (прежде всего это Национальные архивы) занимаются разработкой методических рекомендаций и стандартов работы с документами в облачных средах. Однако в России выработка таких стандартов сейчас не ведется. Поэтому, принимая решение о переходе в облака, необходимо понимать, что определенные риски в облачных средах существуют, и эти риски могут препятствовать получению реально существующих преимуществ от использования облачных технологий», - говорит ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International Наталья Храмцовская.
По словам г-жи Храмцовской, наиболее полно преимущества «облаков» проявляются в условиях public cloud. Но сегодня ни один из Национальных архивов стран, где разрабатывают «облачные» стандарты, не рекомендует государственным учреждениям пользоваться «публичными облаками». Рекомендации для госорганов - создавать «частные облака» (private cloud), чтобы сохранять под полным контролем документы и само «облако». Однако такая модель значительно снижает эффективность использования «облака» и уровень экономии средств.
Важно также учитывать, что в России наблюдается неравномерное развитие сферы автоматизации документооборота. У крупных госструктур федерального уровня эта составляющая развита лучше, нежели на уровне органов местной власти. Эксперты отмечают, что от внедрения «облачных» технологий в автоматизации делопроизводства заметнее всего выиграют слабые в части информатизации госструктуры. Для федеральных органов власти, многие из которых располагают собственными ЦОД и уникальными программными разработками, выгоды от перевода существующей инфраструктуры в «облака» могут быть значительно меньше.
Вопросы информационной безопасности и управления рисками являются одними из ключевых при условии перехода в «облака». Это в равной степени относится как к органам государственной власти, так и к коммерческим структурам, и об этом в один голос говорят эксперты всех стран, в том числе и российские. Приведем несколько основных из числа таких «облачных» рисков: первое - это возможность попадания в зависимость от поставщика облачных услуг. Существуют также риски, связанные с возможностью инсайдерской утечки, поскольку заказчик не может контролировать то, какие специалисты занимаются работой с его данными на стороне оператора. Риск утраты информации и проблема исполнения требований законодательства в отношении управления документами также являются немаловажными.
Вопросы надежного разделения ресурсов между различными пользователями «облака», защита персональных данных, и корректная работа сети передачи данных также относятся к тем рискам информационной безопасности, которые нужно учитывать.
Может создаться впечатление, что количество рисков слишком велико и использование «облаков» нецелесообразно, но это не так. Во-первых, еще раз напомним о тех преимуществах, которые дает перевод в «облако» инфраструктуры управления документооборотом: в «облачной» модели потребитель платит только за тот объем услуг, который он потребляет, не тратя деньги на строительство и поддержание инфраструктуры и зарплату персоналу. Сокращение издержек - важный вопрос для коммерческих компаний, которые хотят быть успешными. В случае с госорганами (в особенности это касается региональных структур) зачастую иного варианта кроме использования «облака» попросту нет, поскольку нет бюджета на организацию инфраструктуры и на то, чтобы платить штатному ИТ-специалисту.
Кроме того, уточним, что риски и неотвратимые события - это разные понятия. Риски можно и нужно учитывать. Если подойти взвешенно к этому вопросу, то проблем при использовании «облаков» будет не больше, а скорее всего даже меньше, чем при работе «по старинке». В конце концов, собственная физическая инфраструктура тоже периодически дает сбой, а от угрозы утечки инсайдерской информации вообще не застрахован никто.
Прежде чем принять решение о переводе в «облако» электронного документооборота, эксперты советуют подумать над путями решения нескольких основных вопросов: «Первое, что нужно для себя определить - это то, какая корпоративная или иная информация будет храниться, использоваться и будет доступна через «облачную» среду. Ответить на вопрос о том, как будет осуществляться процесс обеспечения режима безопасности для документов, имеющих ограничения по доступу (например, документы составляющие деловую тайну, персональные данные и так далее) также необходимо заранее. Второй серьезный вопрос - это необходимость отслеживания сроков хранения и уничтожения документов после истечения срока давности, а также уничтожения копий информации. Отмечу также: желательно, чтобы серверы, где хранится информация в «облаке», находились в пределах Российской Федерации. В случае, если они находятся вне пределов нашей страны, при возникновении правовых коллизий владельцы дата-центров будут подчиняться законодательству той страны, где они расположены. Думаю, мало кому хочется, чтобы доступ к корпоративным данным или данным российских госструктур мог быть получен третьей стороной по решению суда другой страны потому, что серверы с «облачными» данными находятся на ее территории», - говорит Наталья Храмцовская.
К вышесказанному следует добавить, что потребителю следует тщательно подходить к выбору оператора «облачных» сервисов. Первейшим аспектом здесь является то, как у поставщика «облачных» услуг организована система обеспечения информационной безопасности. Следует обратить внимание на то, каким образом поставщик осуществляет набор сотрудников, узнать, проходят ли сотрудники компании-поставщика проверку службы безопасности, узнать как осуществляется контроль доступа к информации и какими системами слежения и контроля пользуется поставщик.
При ведении переговоров с провайдером «облачных» услуг эксперты советуют обращать внимание на прописываемые в рамках SLA права и обязанности сторон. Например, Наталья Храмцовская говорит о следующих «подводных камнях»: «Первое, на что следует обратить внимание - это наличие в договоре так называемых выкупных платежей, то есть предусмотренной суммы, которая взимается с потребителя за изъятие информации до определенного в договоре срока. Если такой пункт есть, то у организации могут возникнуть затруднения, если она решит перейти на обслуживание к другому поставщику услуг. В договоре должны быть четко прописаны конкретные размеры штрафов и те санкции, которые будут наложены на поставщика «облачных» услуг при утрате или повреждении хранящейся у него информации. Необходимо также четко оценить, разграничить и зафиксировать в договоре обязательные политики безопасности в отношении различных типов электронных документов, находящихся на хранении, а также определить и прописать размеры ущерба в случае утечки конфиденциальной или иной важной информации. Заранее определить в соглашении возможный ущерб вследствие неуничтожения поставщиком услуг документов после истечения срока хранения также следует при заключении SLA».
Эксперты выделяют несколько основных движущих сил, которые будут способствовать активному переходу к электронным документам и использованию в отрасли «облачных» моделей. Первое - это желание общества, пользователей. Наталья Храмцовская указывает на следующее: «Уже с полной уверенность можно говорить о том, что люди воспринимают информационные технологии не как нечто необычное, а как что-то такое, что должно существовать «по умолчанию». Показательно в связи с этим отношение к документам. Люди не хотят знать, в какой архив им нужно пойти, чтобы ознакомиться с теми, или иными документами. Сегодня они хотят знать, где нужную документацию можно найти в сети Интернет. По моему мнению, в текущем году отрасль электронного документооборота в нашей стране продолжит свое развитие».
Важным для развития отрасли является также понимание ситуации и соответствующее стремление со стороны руководства страны. Вместе с тем, существует ряд вопросов, которые еще предстоит решить. Среди таковых г-жа Храмцовская в первую очередь отмечает организационные. В России сегодня есть электронные документы, в том числе и с постоянным сроком хранения, но при этом пока нет ни одного государственного электронного архива. Кроме того, в России пока не существует официального нормативного документа, который бы регулировал порядок хранения электронных документов.
Документооборот в "облаке" - решение проблем среднего и малого бизнеса
Проблема организации электронного документооборота актуальна для компании любого масштаба. Однако представленные на рынке решения преимущественно рассчитаны на крупный и средний бизнес и не могут помочь СМБ. Небольшим предприятиям нужны "легкие", простые и недорогие СЭД. Впору обратиться к "облакам".
Реализация совместной работы с документами для малого бизнеса является такой же важной задачей, как и для среднего и крупного. Часто она осложняется тем, что часть сотрудников подобных компаний (например, бухгалтер) находятся "на удаленке", и в офисе рабочих мест у них нет. Бывает, что и офиса как такового не существует, и все сотрудники работают из дома. При этом очевидно, что превалирующие на рынке большие системы с недешевым внедрением не подходят для СМБ - руководителю маленького предприятия нет смысла платить за лишний функционал, нет своей площадки с мощным сервером и администраторов, готовых такую СЭД настраивать и поддерживать.
СМБ приходилось довольствоваться работой с документами с помощью обычных офисных редакторов и электронной почты. Однако пересылка, совместная разработка и согласование документов таким образом не только не помогают решить основные задачи малого бизнеса, но и значительно усложняют их. У руководителя нет четкого понимания, где и в каком состоянии находится нужная редакция документа, когда и какие правки в нее были внесены. Все это порождает хаос и заставляет тратить лишнее время на упорядочивание и контроль.
Благодаря развитию облачных сервисов на российском рынке начали появляться системы, предназначенные для решения проблемы организации совместной работы с документами именно для небольших предприятий. Одним из таких решений является облачная система электронного документооборота Docloud.
Как "облака" меняют СЭД
Облачные технологии (англ. cloud computing, также используется термин "облачные вычисления") - технология обработки данных, при которой компьютерные ресурсы и мощности предоставляются пользователю как сервис, доступный через интернет. Пользователь имеет доступ к собственным данными и при этом не должен заботиться об инфраструктуре, операционной системе и собственно программном обеспечении, с которым он работает.
Применительно к СЭД это означает, что для использования системы не нужно закупать дорогостоящее оборудование, проводить внедрение и отправлять сотрудников на обучение. Для доступа ко всем возможностям и функциям сервиса достаточно регистрации на сайте. Пользователь платит только за тот объем ресурсов, который ему нужен, и может зайти в систему с компьютера, планшета или смартфона в любой момент, где бы он ни находился.
Что умеет облачная СЭД
Рассмотрим основные функциональные особенности системы.
Начнем с того, что система позволяет хранить и систематизировать любые документы по видам или направлениям. Для этого необходимо лишь перенести эти их с ПК или со сканера в систему и, при необходимости, добавить комментарии или указать дополнительные метаданные. Стоит отметить, что вложенные файлы основных текстовых форматов (TXT, RTF, DOC) можно просматривать прямо из системы, не скачивая на устройство и не имея ПО, необходимого для просмотра файлов такого типа. Например, со смартфона, на котором не установлены программ для работы с файлами, можно просматривать файлы word и excel. Это значительно упрощает работу с планшетов и мобильных устройств.
Также руководитель может быстро и легко настроить параметры доступа, определив, какие сотрудники могут видеть или редактировать определенные документы.
Для упрощения работы с типовыми документами в системе предусмотрено создание шаблонов. С их помощью можно значительно облегчить процесс создания и наполнения таких часто востребованных документов, как "счет-фактура" или "акт".
Важной функцией организации документооборота является согласование и утверждение документа, поэтому ее реализация должна быть понятной и простой. В Docloud документ можно отправить на согласование сразу после создания, указав сотрудников, от которых требуется согласование или внесение правок, вся информация о движении документа, его текущей версии и статусе всегда доступна всем работающим с ним пользователям.
Быстрый и удобный полнотекстовый поиск позволяет находить нужные документы по содержанию вложенных в них файлов, а параметрический поиск в папках дает возможность отбора по необходимым параметрам.
Что дает облачная СЭД
Рассмотрим преимущества облачных решений для СМБ. Во-первых, при использовании такого ПО компании не приходится платить за внедрение системы. В Docloud уже предоставлено решение, содержащее все самое необходимое. Войдя в систему, пользователь обнаружит настроенные по направлениям деятельности компании папки, увидит основные, часто используемые виды документов и удобное решение для их просмотра. Все документы, уже заложенные в систему, закрывают большую часть потребностей любой небольшой компании, а при необходимости их можно скорректировать.
Во-вторых, интерфейс Docloud позволяет любому пользователю сразу начать работу с системой - все основные действия по работе с документами он может изучить в первые дни в ходе работы.
В-третьих, при использовании облачного ПО компании не нужно платить за поддержку или брать на работу системного администратора, поскольку данный вид сервиса уже включен в стоимость лицензии. При возникновении каких-либо проблем пользователь может оперативно получить ответ от специалистов, а также заглянуть на форум технической поддержки и ознакомиться с вариантами решения проблемы от пользователей, уже с ней столкнувшихся.
В-четвертых, нет необходимости переплачивать за срок использования системы. Гибкая политика лицензирования поможет выбрать свой тип подписки и указать необходимое количество пользователей. В случае возникновения проблем руководитель может приостановить работу на срок до полугода, для того, чтобы вернуться в нее позже. При этом все настройки и документы для него будут сохранены.
Чем "облака" заманивают гигантов
Мы рассмотрели выгоды от использования облачной СЭД для руководителей небольших компании, однако данный функционал может быть интересен не только для них.
Представим себе руководителя одного из отделов крупной компании- его отделу понадобилась недорогая и простая система внутреннего согласования документов, но СЭД, установленная в его организации, слишком перегружена функционалом или не может позволить ему отделиться от общей структуры. В таком случае ему подойдет Docloud, в которой он сможет реализовать свои задачи, не разворачивая дополнительных систем в офисах предприятия и не тратя на это много денег из бюджета отдела.
Или представим себе проектную команду, состоящую из сотрудников нескольких различных организаций, которым необходимо согласовывать документы между собой. В такой ситуации развернуть локальное решение не представляется возможным и можно воспользоваться системой Docloud. При этом им не придется покупать данное решение на долгий срок - выбрав оптимальный тариф на время жизни проекта, они могут прекратить использование системы сразу после его завершения.
