Рынок алкоголя находится под пристальным надзором государственных органов - ужесточаются правила продажи алкоголя, контролируется количество и качество продаваемых напитков. Один из рычагов контроля за розничной продажей алкоголя - обязанность ведения Журнала учета алкогольной продукции в рознице, который помогает регулировать движение продукции в точках розничной продажи.

Компании и индивидуальные предприниматели должны вести Журнал учета продажи алкогольной продукции в розницу, при этом, если открыто несколько точек, торгующих данной продукцией - для каждой из них заводится отдельный документ.

Хранить документ следует в магазине, поскольку записи о продаже напитков, содержащих алкоголь, в индивидуальной таре следует вносить не позже следующего дня с момента реализации товара, а в случае продажи напитка в розлив, запись вносится сегодня же.

Соответственно, в журнале регистрируется фактическая продажа каждой единицы алкогольного напитка в банке или бутылке и вскрытие кеги с алкоголем.

Журнал учета алкогольной продукции в рознице разрешается вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если заполняется бумажная версия Журнала, то не потребуется вносить записи в 3 графу , то есть указывать штрих-код.

К бумажному документу не предъявляются строгие требования, его:

• не нужно шнуровать, нумеровать и скреплять;
• не регламентированы шрифт внесения записей и цвет чернил.

Если заполняется электронный Журнал через единую государственную автоматизированную систему учета алкоголя (ЕГАИС), то данные об алкоголе, маркированном акцизными или государственными марками заполняются полностью, за исключением граф 4-7.

На титульном листе указываются:

1. Название организации.
2. ФИО ИП.
3. ИНН и КПП компании.
4. ИНН предпринимателя.
5. Адрес фактического осуществления деятельности.

В графах документа отражается следующая информация:

• Графа 1 - Номер вносимой записи о продаже алкоголя или вскрытии тары.
• Графа 2 - Дата продажи алкоголя или вскрытия тары.
• Графа 3 - указывается штрих-код.
• Графа 4 - Название алкоголя в соответствии с накладной на него.
• Графа 5 - Код продукции, соответствующий классификатору, утвержденному Росалкорегулированием.
• Графа 6 - Ёмкость проданной (вскрытой) тары.
• Графа 7 - Точное количество тары.

Итоговые сведения заполняются в виде подсчета количества и видов алкоголя, который был продан. Журнал учета объема розничной продажи алкогольной продукции заполняется ежедневно.

Как заполнить и пошаговая инструкция содержатся в публикации по ссылке.

Где можно скачать бесплатно бланк и образец заполнения документа?

Скачать образец заполнения журнала учета алкогольной продукции в рознице можно А вот находится бланк этого документа.

Изменения в правилах ведения Журнала с 1 января 2016 года

С 1 января 2016 года всем, кто занимается продажей алкоголя в розницу требуется вести данный документ по-новому.

Его форма и правила заполнения утверждены приказом РАР (Росалкорегулирование) под номером 164 от 19 июня 2015 года.

и пошаговое руководство по заполнению находятся в статье по ссылке.

В соответствии с законодательными требованиями, в Журнал внесены следующие изменения:

• Из 15 граф остались только 7.
• В бумажной версии Журнала не требуется указывать 68-ми символьный код, указанный на акцизной марке.
• Заполнять журнал можно на следующий день, после открытия тары или продажи алкогольной продукции. Раньше требовалось вносить записи в тот же день.
• В Журнале не осталось граф, куда следует вписывать название производителя алкоголя и его ИНН.
• В новой форме документа уделено особое место для подведения ежедневных итогов продаж.

22 июня 2015 года был опубликован Приказ Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (ФС РАР) от 19 июня 2015 г. №164. Именно этим документом с 01.01.2016 был введен в действие новый порядок заполнения журнала учета объема розничных продаж алкоголя. Несмотря на то, что основным механизмом регулирования оборота алкогольной продукции в России сейчас является ЕГАИС, журнал учета также необходимо применять всем без исключения участникам розничного алкогольного рынка. Сам ФС РАР, на своих семинарах не раз говорил, что выпустил этот приказ скорее для соблюдения законодательства, а не для реального контроля за продажами алкоголя. И это видно по тем противоречиям и откровенным ляпам, которые присутствуют в правилах заполнения журнала. Тем не менее штрафы за нарушения правил работы с журналом самые настоящие, а значит нам теперь нужно исполнять данный приказ. Давайте разберемся, что для этого необходимо делать.

1. Кто и где его заполняет

Журнал учета объема розничных продаж заполняется каждым обособленным подразделением на месте реализации алкогольной продукции. Никаких исключений по виду юридического лица, по месту его нахождения или по обороту нет. Журнал обязаны вести все организации и индивидуальные предприниматели, даже те, которые торгуют только пивом.

2. Как заполнять журнал

Сейчас предусмотрено два варианта заполнения журнала – в электронном виде, фиксируя продажи алкогольной продукции в ЕГАИС, и в бумажном виде, занося все продажи алкоголя в таблицу утвержденной формы.

Вот тут начинается первая путаница – как вести журнал в электронном виде в ресторане? В приказе №164 ФСРАР сказано, что журнал заполняется по факту продажи каждой единицы потребительской тары или по факту вскрытия транспортной тары. Вскрытие транспортной тары при записи журнала применяется только для нефасованных алкогольных продуктов, в первую очередь для разливного пиво, хранимого и перемещаемого в кегах. Вскрытие коробки (транспортная тара) с бутылками вина (потребительская тара) не является фактом продажи алкогольной продукции, в отличии от вскрытия пивной кеги. Путаница в том, что в ЕГАИС записать данные о продаже можно только вместе с данными кассового чека, сопровождающего такую продажу. И если при продаже крепкого алкоголя по порциям вскрытие бутылки можно привязать к продаже конкретного первого «шота», который налили из этой бутылки, то при вскрытии кеги никакого чека продажи может и не быть. Аналогично при использовании алкоголя в производстве (в кулинарии, при фламбировании или при изготовлении настоек) момент вскрытия бутылки может очень сильно отличаться от момента первой продажи блюда. Как фиксировать продажу в ЕГАИС в этом случае? Получается, что закон заранее подталкивает исполнителя к нарушениям, заставляя «подгонять» отчетность под возможности системы.

3. Что делать с заполненным журналом

Сдавать журнал учета объема никуда не нужно. Его нужно предъявлять при проверке контролирующими органами. Сейчас нет никаких разъяснений о том, нужно ли при этом хранить журнал в бумажном виде или его можно распечатать за нужный период и предъявить проверяющему. Пока известно одно – хранить данные из журнала необходимо в течении 5 лет. Поэтому необходимо заранее озадачиться в каком виде и где вы будете это делать.
Мы рекомендуем своим клиентам не печатать журнал заранее, но обеспечить возможность его быстрой печати по требованию – исправный принтер и бумага на точке реализации всегда должны быть под рукой.

4. Что заносить в журнал

Согласно приказа при бумажном варианте заполнения журнала в него заносится наименование алкогольной продукции (АП) в соответствии с сопроводительными документами, код АП, а также емкость вскрытых упаковок и их количество. Заносится по факту вскрытия тары (при продаже порциями) или по факту продажи (бутылка целиком). Важно понимать, что наименование АП и его код нужно брать строго из сопроводительных документов, а не из вашего внутреннего справочника номенклатуры.

5. Как считать промежуточные итоги по журналу

В приказе №164 сказано, что «Итоги по продажам алкогольной продукции заполняются с ежедневной периодичностью в разрезе кода вида продукции, наименования продукции и количества (штук)» Эта непростая фраза была расшифрована в примере, который ФСРАР опубликовал на своем сайте 15.01.2016 .

Из примера следует, что каждая запись в журнале должна трижды участвовать в его итогах – по коду АП, по наименованию АП и еще раз по итогу общего количества. И вот тут возникает очередная путаница – получается, что в итогах суммируется количество для разных упаковок, разной емкости. Т.е. мы суммируем поллитровые бутылки с литровыми, добавляем к ним кеги и получаем общее количество проданных и вскрытых тар. Зачем это нужно делать и какую информацию несет такое суммирование совсем не понятно.

6. Какие операции учитывать в журнале

Для понимания того, что нужно заносить в журнал необходимо понимать задачу, для которой он создавался. Согласно приказа № 164 в журнал заносятся только розничные продажи алкогольной продукции. Но что понимать под «розничными продажами» в ресторане? Уже упоминаемая нами ранее алкогольная пропитка для пирожного или вино в маринаде является такой продажей? Согласно логике поступление алкоголя в ресторан фиксируется операцией подтверждения факта закупки в ЕГАИС. Журнал должен «закрыть» эти поступления подтверждением расхода алкоголя. В этом случае сравнив обороты из журнала с поступлениями в ЕГАИС и текущими остатками алкоголя в ресторане ФСРАР может выявить расхождение в этих цифрах и уличить предприятие в торговле контрафактом. Значит, через журнал учета розничных продаж алкоголя должно пройти все то, что было отражено на ваших остатках в ЕГАИС. При этом помните, что в ЕГАИС есть операции возврата, ввода начальных остатков и списания АП на бой, брак, потери. Вот и расход алкоголя нужно подтверждать за вычетом этих операций.

7. Это надолго?

Для ритейла ЕГАИС закроет весь контур учета к 01.07.2016. С этого момента весь оборот алкоголя в магазинах, включая розничные продажи, будет фиксироваться через ЕГАИС, а значит, вести журнал учета объема в бумажном виде они уже не смогут, и он для них будет формироваться автоматически. Для общепита сроки начала регистрации розничных продаж в ЕГАИС не установлены. Поэтому журнал для него является «долговременной заплаткой», которая призвана закрыть контур учета алкоголя. При этом получается, что на остатках ресторанов в ЕГАИС с 01.01.16 копится алкогольная продукция, которую им поставляют через систему поставщики. Как продажи алкоголя, занесенные в бумажный журнал, спишутся с остатков в электронной памяти ЕГАИС совершенно не понятно. И это очередное недоразумение, связанное с этим документом. ФСРАР, чтобы навести порядок в ЕГАИС, будет просто вынуждено реализовать какой-то механизм списания такого алкоголя с остатков ресторанов. И судя по всему, в 2016-2017 годах такой механизм будет реализован, и нас ждут очередные изменения в порядке учета алкоголя для ресторанов.

Каким же образом со всем этим работать?

Как, когда и кому формировать журнал учета объема розничных продаж АП в ресторане? Судя по логике ФСРАР, бармен или официант должен при каждом вскрытии бутылки делать запись об этом в бумажном журнале, а в конце каждого дня брать калькулятор и подсчитывать итоги по каждой позиции, по каждому виду АП и общие итоги. И так – каждый день. Понятно, что такая схема не жизнеспособна. Наши разработчики и методологи несколько месяцев просчитывали, каким образом с наименьшими трудозатратами для сотрудников ресторана реализовать формирование журнала в программных продуктах линейки «Трактиръ» и предложили три варианта его формирования.

Самый простой вариант формирования журнала – заносить в него всю алкогольную продукцию, перемещенную в бар. Ведь такие перемещения делаются с указанием емкости и количества тары, а значит, математически, вся схема расчета крайне проста. Но такая схема имеет существенный недостаток – в том случай, если в баре алкоголь задерживается в закрытых бутылках, может получиться ситуация, когда при проверке окажется, что попавшая в журнал бутылка, например шампанского, все еще лежит в холодильнике бара закрытая. А это нарушения правил заполнения журнала. С другой стороны при существенных оборотах по бару проверить и пересчитать в нем все бутылки проверяющим будет довольно трудно.

Второй вариант сложнее в реализации, но более точен в отражении реальных продаж. Он использует «обратную схему» расчета, довольно распространенную в общепите. По факту получения ежедневного отчета о продажах система переводит проданный алкоголь в литры, и начинает списывать с остатков те конкретные бутылки, емкости которых покрывают проданный объем. Например, мы знаем, что за день бар продал 22 порции виски по 50 мл. «Трактиръ» автоматически переведет проданный объем в литры и занесет в журнал две литровых бутылки виски, которые бармен должен был вскрыть за смену, чтобы разлить такое количество порций. При этом остатки второй бутылки будут перенесены на новую смену и начнут списываться с отчета по продажам следующего дня. «Трактиръ» умеет работать с разными объемами, т.е. если на остатках числятся две литровых бутылки и две поллитровых, то списание будет происходить по FIFO – вначале спишутся те емкости, которые были оприходованы раньше.

Недостатком такой системы является специфика работы бара – ведь совсем не факт, что продав 22 порции по 50 мл. бармен использовал 1,1 литр виски. Скорее всего, у него даже первая бутылка не закончилась. А значит, снова начинается расхождение между фактом и расчетным количеством. Еще сложнее с разными объемами и FIFO. Ведь не факт, что бармен первой откроет ту бутылку, которая пришла раньше. Он может взять ту, которая стоит просто ближе к нему.

Третий вариант формирования журнала наиболее приближен к требованиям ФСРАР. Для этого на рабочем месте бармена или официанта реализована операция «Вскрытие тары». Им остается лишь отмечать в системе, что именно они открыли и в каком количестве. Недостатком такого варианта является внесение лишних операций в действия барменов. Но он самый точный и позволяет ресторану избегать рисков штрафов при проверках.

Важно понимать, что эти методы формирования журнала не являются взаимоисключающими и могут применяться одновременно для разных мест реализации, что позволяет автоматизировать формирование журнала для компаний, использующих сложные схемы налогообложения или разные форматы заведений.

Возможности платформы 1С и математический аппарат, реализованный в «Трактиръ», позволяет нам решать самые сложные аналитические задачи. Даже такие, в которых отсутствует логика. Будем надеяться, что ФСРАР все таки разъяснит правила формирования журнала, или сделает его действительно понятным и полезным механизмом.

Вам будут интересны другие статьи на эту тему:

В бизнесе, как на общественном транспорте - никто ждать не будет! И в рамках очень высокой конкуренции важно знать и понимать все сложности, связанные с законодательством.

Государство твердо решило взять под полный контроль весь оборот алкоголя в нашей стране, и оно приложит все усилия, для достижения этой цели. Мы попробовали разобраться в ситуации и ответить себе на простой вопрос – какие требования и когда именно будут возложены на рестораны в области учета оборота алкогольной продукции?

Журнал розничных продаж алкоголя является одним из нескольких рычагов надзора. Этот документ создан для регуляции движения такого рода продукции в точках розничных продаж. Таким образом, данный журнал не нужен оптовым игрокам рынка.

Вы узнаете:

• Что из себя представляет журнал розничных продаж.
• Как давно введен журнал учета розничных продаж алкогольной продукции.
• Кто обязан заполнять журнал розничных продаж.
• Как заполнять журнал розничных продаж.
• Можно ли вести журнал розничных продаж в электронном виде.
• Нужно ли вести ЕГАИС на пиво и пивные напитки.
• Какая предусмотрена ответственность за неведение данного журнала.

Зачем ввели журнал розничных продаж

Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (Росалкогольрегулирование) ранее пыталась ввести журнал розничных продаж в действие. Однако вначале ведомство переносило сроки, а затем пересмотрело форму этого документа.

Изначально журнал розничных продаж должны были в обязательном порядке иметь на руках все продавцы алкоголя, начиная с 1 декабря 2014 года (согласно приказу № 153 от 23.05.2014 г.). Но представители бизнеса буквально завалили Росалкогольрегулирование вопросами, как вести и заполнять журнал розничных продаж алкоголя. В связи с этим Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка отложила вступление в силу приказа № 153 до 1 июля 2015 года. Более того, он вскоре и вовсе был отменен. Вместо него был утвержден приказ № 164 от 19.06.2015 г. Этим документом устанавливалась форма и порядок заполнения журнала розничных продаж алкоголя. Из него была изъята половина граф, присутствовавших в изначальном варианте.

Журнал розничных продаж алкоголя с 1 января 2016 года ведется согласно п. 2 порядка, утвержденного приказом № 164 Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка от 19.06.2015 г., организациями, торгующими в розницу алкогольной и спиртосодержащей продукцией, и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими розничную продажу пива, напитков на основе пива, сидра, пуаре, медовухи и другой спиртосодержащей продукции.

Бланк журнала розничных продаж

Отметим, что крепость продаваемых напитков не влияет на порядок ведения журнала розничной продажи алкогольной продукции. Это означает, что вести такой документ обязаны все, кто продает любые алкогольные напитки. На требование вести журнал розничных продаж также не влияет применяемый режим налогообложения.

Поскольку оптовым продавцам заполнять данный документ не требуется, необходимо объяснить различия между оптовой и розничной торговлей:

Каждая торговая точка как обособленное подразделение с 1 января 2016 года обязана вести не только журнал учета объема алкогольной и спиртосодержащей продукции, пива и пивных напитков, но и вносить данные в ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система). Индивидуальные предприниматели, владеющие несколькими точками розничной продажи, создают и ведут журнал учета для каждого магазина.

Как заполнять журнал учета розничных продаж алкоголя

Данный документ представляет собой таблицу, в которую вносятся сведения о проданной в конкретной торговой точке или заведении общепита алкогольной продукции. В документе отмечаются порядковый номер, дата розничной продажи, штрихкод, наименование продукции, код вида продукции, емкость в литрах и количество.

Согласно п. 3 порядка журнал учета розничных продаж алкоголя заполняется не позднее следующего дня после:

• продажи каждой единицы потребительской тары (упаковки) алкогольной и спиртосодержащей продукции;
• факта вскрытия транспортной тары, в том числе многооборотной, которая используется для поставки и дальнейшего розлива алкогольной и спиртосодержащей продукции потребителям.

Порядок заполнения прежней, утратившей силу формы журнала учета розничных продаж алкоголя подразумевал фиксирование сведений «по мере совершения хозяйственных операций». Неточность этой формулировки не позволяла определить, когда именно было необходимо делать записи. Одни продавцы считали, что вносить сведения в журнал учета нужно непосредственно после продажи покупателю алкогольной продукции. Другие полагали, что заполнить журнал учета можно в конце рабочего дня. Теперь, согласно новым правилам, факт продажи алкоголя фиксируется в документе не позднее следующего дня после его реализации.

Продажа алкогольной продукции на розлив, например пива из кегов, также регулируется новыми правилами. В журнал учета розничных продаж алкоголя запись вносится не позднее следующего дня после вскрытия тары.

Пунктом 3 порядка предусмотрены два способа заполнения документа:

1. На бумажном носителе.

Это означает, что у организации или ИП журнал учета розничных продаж алкоголя наличествует в бумажном виде. Причем никаких требований касательно оформления к данному документу не предъявляется. Таким образом, журнал не нужно прошнуровывать, листы могут не иметь нумерации, отсутствуют требования к цвету чернил.

2. В электронном виде.

Журнал учета розничной продажи алкогольной продукции в электронном виде разрешено вести только с использованием программных средств ЕГАИС - Единой государственной автоматизированной информационной системы учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. В противном случае продавцов обяжут вести этот документ на бумажном носителе.

Некоторые организации розничной продажи алкоголя в обязательном порядке должны подключиться к ЕГАИС. В частности, это касается организаций, продающих алкогольную продукцию в городских и сельских поселениях. Требование передавать информацию в ЕГАИС действует с 1 января 2016 года. Отмечать факты розничной продажи алкоголя такие организации должны с 1 июля 2016 года (для компаний, продающих алкоголь в городских поселениях) или с 1 июля 2017 года (для фирм, реализующих алкогольную продукцию в сельских поселениях). Для организаций в Крыму и Севастополе требование вступает в силу с 1 января 2017 года в городах и с 1 января 2018 года в сельских поселениях. В противном случае такие организации полностью прекращают торговлю алкоголем, кроме пива.

От обязательного использования ЕГАИС освобождаются следующие организации (согласно п. 2.1 ст. 8 федерального закона от 22.11.95 г. № 171-ФЗ):

• индивидуальные предприниматели, которые могут продавать в розницу пиво и напитки на его основе, сидр, пуаре, медовуху и спиртосодержащую продукцию;
• компании, реализующие алкогольную продукцию в розницу при оказании услуг общественного питания;
• организации, продающие алкоголь в поселениях с численностью жителей менее 3 тыс. человек, в которых также отсутствует доступ в интернет; список таких населенных пунктов должен определяться законом субъекта Российской Федерации.

Подключение к ЕГАИС можно осуществить с помощью личного кабинета на сайте системы. Здесь также можно ознакомиться с видеоинструкцией по подключению. Для работы с данной системой нужна усиленная квалифицированная электронная подпись, которую можно получить в удостоверяющем центре.

Отметим, что на порядок заполнения журнала учета розничной продажи алкогольной продукции влияет тип носителя, на котором он представлен. При ведении журнала в электронном виде с использованием программных средств ЕГАИС для учета алкогольной продукции, которая маркируется федеральными специальными и акцизными марками, не заполняются графы 4-7, тогда как при ведении журнала учета розничной продажи алкоголя на бумаге не заполняется только графа 3 «штриховой код».

Как видно из таблицы, ведение журнала учета розничной продажи алкогольной продукции на электронном носителе требует заполнения меньшего количества граф. Однако подключение к ЕГАИС означает необходимость установки специального программного обеспечения и оборудования для считывания штрихкода.

В графе «Итого» журнала учета розничной продажи алкогольной продукции фиксируются итоговые значения. Она заполняется ежедневно следующими показателями: кодом вида продукции, ее наименованием и количеством в штуках.

В качестве примера предположим, что за день продавец продал одну бутылку коньяка и двадцать бутылок водки, тогда бланк журнала учета розничных продаж алкогольной продукции по итогам за сутки будет выглядеть следующим образом:

Как показывает практика, в графу 4 журнала учета розничной продажи алкоголя наименование продукции вписывается согласно сопроводительным документам на алкоголь, которые есть у продавца. Это требуется в соответствии с порядком заполнения журнала учета розничной продажи алкогольной продукции.

Согласно п. 1.7. Порядка заполнения деклараций, утвержденного приказом Росалкогольрегулирования от 23.08.12 г. № 231, при формировании алкогольной отчетности все данные должны быть указаны в декалитрах.

Законодательство не требует от розничных продавцов с определенной периодичностью предоставлять журнал учета продажи алкогольной продукции органам контроля. Так, документ или его копии не требуется сдавать в одной время с «алкогольной» декларацией (см. п. 19 Правил представления алкогольных деклараций, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 09.08.12 г. № 815). Тем не менее органы контроля могут посмотреть журнал учета розничной продажи алкоголя при проверках.

• Организация закупок в компании: стратегии, способы, анализ ошибок

Журнал розничной продажи пива в ЕГАИС

Согласно федеральному закону № 171-ФЗ от 22.11.95 Росалкогольрегулирование устанавливает, что учету в ЕГАИС не подлежит розничная продажа пива и напитков на его основе, сидра, пуаре и медовухи.

Заполнение журнала учета розничных продаж пива и указанных напитков в электронном формате с использованием системы ЕГАИС осуществляется следующим образом:

• остатки продукции переводятся во второй регистр;
• ежедневно в системе фиксируется акт списания реализованной продукции с указанием причины, а именно: «Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС».

Акт списания заполняется согласно приказу Росалкогольрегулирования от 19.06.15 г. № 164. При этом он формирует не только журнал учета розничных продаж алкоголя, но и достоверные остатки продукции в организации.

Росалкогольрегулирование напоминает: с 1 июля 2017 года становится обязательным лицензионным условием фиксация розничной продажи в сельских поселениях маркируемой алкогольной продукции, кроме организаций общепита.

Так как фиксация в ЕГАИС розничной продажи пива, напитков на его основе, сидра, пуаре и медовухи не предусмотрена действующим законодательством, контролирующие органы исключают из системы документ, который соответствует приложению 2.5 технического описания по работе с универсальным транспортным модулем (УТМ).

Кассовое программное обеспечение организации может накапливать данные и в конце операционного дня составлять на их основе акт списания, а также фиксировать его в ЕГАИС.

Журнал учета розничной продажи алкогольной продукции для ресторанов

Росалкогольрегулирование опубликовало письмо от 3 октября 2016 года, в котором обосновало требования относительно порядка учета алкогольной продукции при оказании услуг общепита. В документе говорится, что согласно п. 2.1 ст. 8 Федерального закона от 22.11.95 г. № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота алкогольной продукции» на учет объема розничной продажи алкогольной продукции при оказании услуг общественного питания не распространяется требование о передаче этой информации в ЕГАИС. Однако в ведомстве считают, что таким организациям необходимо осуществлять учет объема оборота алкоголя с использованием ЕГАИС в части закупки и хранения этой продукции.

Таким образом, выходит, что остатки алкоголя, которые хранятся в ресторанах, должны соотноситься с данными о таких излишках в ЕГАИС. Но это невозможно сделать без списания с остатков продаж алкоголя. Именно по этой причине Росалкогольрегулирование настаивает на том, что объем реализованной маркированной продукции в организациях, осуществляющих розничную реализацию алкоголя при оказании услуг общественного питания, должен списываться с указанием основания «Розничная реализация продукции, не подлежащая фиксации в ЕГАИС» и датой акта, соответствующей дате продажи или вскрытия.

В предыдущих редакциях обоснования присутствовало словосочетание «может списываться», которое сейчас заменено на «должен списываться». Получается, что розничные продажи алкогольной продукции регистрируются в качестве отдельного вида списания.

Данный акт не требуется для пива, напитков на его основе, сидра, пуаре, медовухи, если журнал учета объема розничной продажи алкоголя на предприятии ведется на бумажном носителе.

Часть контрольных функций системы работает в автоматическом режиме. При регистрации списания продукции, не поставленной ранее на учет в ЕГАИС, или при постановке на баланс некорректных марок территориальные подразделения Росалкогольрегулирования присылают сообщения с требованием объяснить в письменном виде причины таких операций. Причем они составляются в автоматическом режиме, поэтому присылаются из-за любой ошибочной операции и на каждую неправильно списанную бутылку алкоголя.

Если организация общественного питания длительное время не сообщает сведения о списании или продаже алкогольной продукции, она нарушает требования действующего законодательства и ей грозит обязательная проверка территориальными органами Росалкогольрегулирования.

Типичные ошибки в заполнении журнала розничной продажи алкогольной продукции

Вот на что нужно обратить внимание, чтобы не допустить ошибки при составлении декларации:

• при наличии разных производителей одного товара указывать производителя продукта на уровне приходных документов;
• при различных видах алкоголя у одного товара корректно вводить данные на уровне приходных документов; при этом код вида алкоголя указывается в таблице в части приходной накладной, что позволяет уменьшить возможность ошибки оператора;
• при различных КПП у одного поставщика производить грамотный учет на уровне прихода;
• при неполных данных в декларации использовать шаблон ввода номенклатуры; при наличии факта неправильного ведения справочника следует применить инструмент «групповая обработка товаров», который автоматически заполнит параметры нужных карточек;
• при указании неверных количественных данных по расходу/приходу нужно разобраться в источнике неправильных показателей, воспользовавшись специальным отчетом в конфигурациях, созданным на основе алкогольной декларации.

Какая предусмотрена ответственность, если не вести розничный журнал продажи алкогольной продукции

Согласно ст. 14.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях отступление от установленного порядка учета этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции при их производстве или обороте грозит наложением административного штрафа: на должностных лиц - от 10 тыс. до 15 тыс. руб., на юридических лиц - от 150 тыс. до 200 тыс. руб.

Как говорится в письме Росалкогольрегулирования от 01.09.14 г. № 17141/03, эти административные штрафы налагаются также при нарушении порядка заполнения журнала учета розничной продажи алкогольной продукции. Продавца могут оштрафовать и за неведение этого документа.

Формой журнала не предусмотрена графа для подписи ответственного за его ведение лица. Законодательство запрещает добавлять или убирать графы в журнале.

Поскольку отношения работодателя и его сотрудников регулируются трудовым договором и конкретизируются в должностной инструкции, начальник не может устным поручением назначить бухгалтера ответственным лицом за ведение журнала учета розничной продажи алкогольной продукции. Кроме того, этот документ, согласно п. 2 порядка, заполняется по месту реализации алкогольной и спиртосодержащей продукции, а также пива.

В последнее время алкогольный рынок подвергается более тщательному надзору со стороны государственных органов.

Одним из многих рычагов контроля является требование наличия журнала учета розничной продажи алкоголя, который создан в целях регулирования движения подобной продукции в точках розничных продаж. Оптовым игрокам рынка вести документ не требуется.

Правила ведения

Росалкогольрегулирование предпринимало несколько попыток ввести книгу в действие, но сначала откладывало сроки, а потом и вовсе пересмотрело форму документа. Изначально журнал должен был стать обязательным для продавцов алкоголя с 1.12.2014 (приказ за номером 153 от 23.05.14). Однако на ведомство обрушился шквал запросов от представителей бизнеса, которые задавали массу вопросов по ведению и заполнению бумаги.

В результате данной бурной реакции законодатели пересмотрели дату вступления в силу приказа и отложили срок до 1.07.2015. Однако на этом Федеральная служба не остановилась, приказ 153 был отменен, фактически даже не вступив в действие. Вместо неудачного документа 19.06.2015 был утвержден новый приказ за номером 164. Им регламентирована измененная версия журнала и порядок его заполнения. Форма претерпела значительные преобразования, «потеряв» после корректировки половину граф от изначальной версии.

С 01.01.2016 г. строгое заполнение книги учета является обязательным для ИП и организаций, реализующих в розницу любой алкоголь.

Те индивидуальные предприниматели или компании, которые имеют несколько розничных точек, создают и ведут документ для каждого магазина . Хранится он также в точке продаж, так как записи следует вносить самое позднее на следующий день после продажи продукции в индивидуальной таре (бутылках, банках).

При реализации разливной продукции создать соответствующую запись следует не позднее одного дня с момента открытия транспортной тары. Говоря простым языком, в журнал вносятся записи о розничной продаже каждой бутылки медовухи, сидра, водки, пива, коньяка и другого алкоголя, а также о всякой пивной кеге, которую продавец вскрыл с целью розлива напитка, предназначенного к продаже.

Порядок заполнения

Книга содержит семь граф:

1. Номер по порядку для каждой записи.
2. Дата реализации любой единицы алкоголя или дата открытия тары, в которой он транспортируется.
3. Сведения, которые содержит штрихкод, нанесенный на акцизную марку (относится к продукции, подлежащей маркировке). Если продукция не подлежит обязательной маркировке, то графу заполнять не нужно.
4. Наименование продукции (в соответствии с имеющейся сопроводительной документацией).
5. Код вида алкоголя на основании данных Классификатора видов продукции.
6. Емкость (единица изменения — литры) потребительской/транспортной тары.
7. Количество такой тары.

Последовательный процесс заполнения вы можете посмотреть на следующем видео:

Итоговые продажи необходимо «подбивать» ежедневно по каждому виду алкоголя .

Документ разрешено заполнять одним из наиболее удобных способов: на бумаге и в электронном виде через единую государственную автоматизированную систему учета алкоголя. Организации и ИП самостоятельно решают, какой из вариантов более подходит для их бизнеса.

Важно отметить, что выбранный способ определяет и правила заполнения граф книги.

Так, при ведении бумажной версии не требуется заполнять графу номер 3 — «штрихкод». Примечательно, что несмотря на обязательность документа, жесткие требования к бумажному варианту не предъявляются. Это значит, что прошнуровывать, пломбировать и скреплять его печатью нет необходимости. Также нет регламентов к цвету чернил или шрифту внесения записей.

При заполнении журнала через ЕГАИС по алкогольной продукции, подлежащей маркировке федеральными специальными либо акцизными марками, графы 4 -7 необходимо оставить пустыми. Однако для подключения к ЕГАИС необходима установка специального программного обеспечения. Если у продавца нет доступа к системе, то он обязан вести учет в бумажном виде.

С начала 2016 года магазины ведут журналы учёта продаж алкогольной, спиртосодержащей продукции и пива (приказ № 164 от 19.06.2015). О способах ведения журналов мы рассказывали в статье .

Сегодня речь пойдет о том, какой способ ведения журнала лучше выбрать для каждого конкретного случая и как правильно использовать выбранный способ.

Контролирующая организация, осуществляющая лицензирование алкогольной отрасли в регионе, принимает журнал в двух видах:

• В печатном виде;
• Средствами ЕГАИС.

Способы ведения журнала

Печатный журнал вручную

Журнал можно вести вручную — продавец фиксирует в бумажном журнале факт продажи каждой единицы напитка. Запись в журнал нужно внести не позднее следующего дня после продажи. Ручное заполнение чревато ошибками и штрафами, к тому же отнимает много времени, поэтому подойдет разве что торговым точкам с небольшим количеством посетителей.

Печатный журнал автоматически в кассе

Печатный журнал по продаже напитков можно вести автоматически с помощью программы Start при работе . Касса упрощает процесс, защищает владельца от ошибок и злоупотреблений со стороны персонала магазина.

Журнал по системе ЕГАИС

С 1 июня 2016 года организации, продающие алкоголь и спиртосодержащую продукцию в розницу, должны отражать в системе ЕГАИС продажу каждой бутылки с алкоголем. На основании переданных данных в системе ЕГАИС формируется алкогольный журнал. Его можно скачать на сайте ФСРАР в личном кабинете

Три реальных способа ведения журнала:

• Вручную — кассир заполняет бланк журнала самостоятельно при продаже алкоголя;
• Автоматически в печатном виде — бланки журнала заполняются кассовой или товароучетной программой;
• Автоматически средствами ЕГАИС — журнал формируется средствами ЕГАИС с помощью кассовой программы, которая передает данные о продаже в ЕГАИС.

Особенности ведения журнала по системе ЕГАИС

Ведение журнала при помощи ЕГАИС кажется наиболее приемлемым и простым способом, но .

Объем затрат варьируется от ассортимента: торгует ли предприятие только пивом и пивными напитками без акцизов или в ассортименте есть ещё и акцизный алкоголь. Также имеет значение количество торговых точек и организационная форма предприятия — ООО или ИП.

Безакцизный алкоголь

Данные о продаже пива не нужно отправлять в ЕГАИС. Законодательного требования отражать продажу безакцизного алкоголя в системе не существует — она разработана для учета акцизного алкоголя. Продажи пива и других безакцизных напитков отражаются в системе только для ведения алкогольного журнала средствами ЕГАИС.

При этом, в алкогольном журнале нужно отражать продажу алкогольной и спиртосодержащей продукции, пива и другого безакцизного алкоголя. Каждая торговая точка и каждое юридическое лицо должно вести отдельный экземпляр журнала, поэтому даже в рамках одного магазина можно применять разные способы ведения журнала для каждого юридического лица.

Предприятия общественного питания и разливной алкоголь

Предприятия общественного питания — кафе, рестораны, бары и магазины разливного алкоголя (пиво, вино) ведут журналы, но фиксируют не продажу каждой порции, а факт вскрытия тары с алкоголем — бутылки, кеги, бочки и т.д.

Для разливного алкоголя и пива в журнал необходимо внести запись о продаже целой единицы продукции (бутылки, кеги, бочки) в тот момент, когда вы в первый раз открыли ее упаковку. Следующие продажи алкоголя из той же емкости в системе ЕГАИС и в журнале отражать не нужно. Открыли бутылку и продали первый бокал — внесли запись в журнал. Второй и следующий бокалы записывать не нужно.

От простого к сложному

ИП, пиво, один магазин

Индивидуальный предприниматель может торговать пивом и другим безакцизным алкоголем в розницу. В этом случае от него требуется подтверждать факт поступления пива от поставщика в ЕГАИС, то есть необходимо приобрести Jacarta с КЭП, а также вести журнал.

• Если напитки продаются в розлив, а в магазине совсем мало посетителей, то можно вести журнал вручную. Это самый доступный способ: не требует подключения к интернету, покупки специальных касс и торгового оборудования. Накладные для ЕГАИС можно подтвердить на домашнем компьютере или ноутбуке с помощью любой программы для подтверждения накладных.
• Если магазин не автоматизирован, но поток покупателей большой, то журнал учета продаж лучше вести автоматически в печатном виде с помощью кассы Viki или компьютера с кассовой программой. Кассу Viki можно использовать и для подтверждения накладных в ЕГАИС — для этого нужно просто подключить интернет в магазине.
• Если магазин автоматизирован: есть товароучетная программа для отражения хозяйственных операций с товарами, касса со сканером штрихкодов, а данные о продажах автоматически поступают в товароучетную систему, то журнал можно формировать либо в товароучетке, либо прямо в кассе. Если ни касса, ни товароучетка вести алкогольный журнал не позволяют, стоит подумать о замене программного обеспечения на более современное.

ИП, пиво, несколько магазинов

На первый взгляд, для индивидуального предпринимателя с несколькими магазинами требования по работе с ЕГАИС достаточно мягкие: Jacarta нужна в единственном экземпляре и может располагаться даже дома у предпринимателя.

На деле это помогает только в том случае, если на точках журнал учета алкоголя ведется вручную. Автоматическое ведение журнала возможно только при автоматизации сети: у ИП только одна Jacarta и накладные для всех точек будут приходить лишь в одно место. Это значит, что нельзя просто так принимать и загружать товары через ЕГАИС для ведения журнала в каждом магазине в отдельности.

• Вести журнал для каждой точки вручную как для одиночного магазина с ИП. Это неудобно и ненадежно, но позволяет максимально снизить затраты — нужно приобрести одну Jacarta с КЭП, а подключать магазины к интернету и покупать кассы, как и внедрять программное обеспечение для автоматизации не обязательно.
• Если хочется облегчить ведение журнала, без современных технических средств не обойтись. Все магазины необходимо подключить к интернету, объединить в единую виртуальную сеть, поставить специальные кассы, например, и внедрить единую товароучетную систему.
• Алкогольные журналы сразу в нескольких магазинах, принадлежащих ИП, проблематично вести средствами ЕГАИС. Одна Jacarta для всей сети означает, что журнал лучше вести с помощью кассы Viki или товароучетной программы. Мы рекомендуем использовать товароучетную программу «Далион: Управление магазином» и кассы семейства Viki — Mini, Tower или Classic.
• Как промежуточный вариант между автоматизированной и не автоматизированной торговой сетью, для ИП можно рассмотреть вариант установки в магазины касс Viki без товароучетной системы. В этом случае на кассу следует регулярно и своевременно . На каждой кассе будет формироваться отдельный журнал, а накладные в ЕГАИС придется подтверждать из одного места.

ООО, пиво, один магазин

Требования ЕГАИС для ООО достаточно жесткие: Jacarta должна находиться в магазине постоянно, то есть нужен компьютер или касса для работы с Jacarta и УТМ и интернет для передачи данных.

• ООО с пивным ассортиментом лучше отказаться от идеи вести журнал вручную. Касса или ПК со специальной программой, интернет и Jacarta с КЭП могут помочь в автоматическом ведение журнала.
• Следует выбрать между ведением алкогольного журнала с помощью кассовой программы или средствами ЕГАИС. Кассы Viki пригодны для обоих вариантов. Конечно, ООО может вести журнал вручную, но тогда инвестиции в ЕГАИС будут простаивать, а персонал магазина будет тратить время на ручное заполнению журнала, вместо обслуживания покупателей.

ООО, пиво, несколько магазинов

Представим, что у нас ООО с несколькими торговыми точками, в которых мы торгуем безакцизным алкоголем. В этом случае мы обязаны на каждую торговую точку приобрести отдельную Jacarta и КЭП для работы с ЕГАИС и подтверждения ТТН. Для подтверждения накладных в каждом магазине должен быть ПК со специальной программой или касса Viki, а также доступ в интернет. Выбор способа ведения журнала зависит от желания автоматизировать работу магазинов сети или обойтись без автоматизации, но о ведении журнала вручную лучше забыть.

• Если вам нравится вести учет в тетрадке или Excel и вы хотите получить оптимальное по цене решение — установите в каждой точке , к ней подключите Jacarta и интернет. После этого на кассе каждого магазина вы сможете продавать любые товары, вести журнал и подтверждать накладные в ЕГАИС.
• Если вам нравится идея управлять ценами, матрицей товаров, скидками, остатками из одного места, а в каждом магазине по несколько касс или самих магазинов больше пяти, то вам нужна автоматизация. Она облегчит управление сетью и повысит рентабельность каждого магазина в отдельности. Для автоматизации помимо кассы Viki и интернета, нужна специальная товароучетная программа, например, «Далион: Управление магазином». В ней товароведы и другие сотрудники будут отражать хозяйственную жизнь магазина. Накладные так же лучше подтверждать в программе, а журнал вести средствами ЕГАИС с помощью кассы Viki. Объединение магазинов в виртуальную сеть облегчить работу и обслуживание.

ООО, пиво и алкоголь, один или несколько магазинов

Предприятиям торговли нужно отражать в системе ЕГАИС не только закупку партии товара, но и продажи каждой бутылки. Для каждой точки нужна специальная касса, к которой можно подключить Jacarta, 2D-сканер. В магазин нужно провести интернет, чтобы отправлять в ЕГАИС данные о каждой проданной единице алкоголя. В результате в магазине появляется полный набор средств для ведения алкогольного журнала средствами ЕГАИС.

• ООО с алкогольным ассортиментом лучше вести журнал средствами системы ЕГАИС.
• В зависимости от потребностей предприятие торговли может выбрать: отправлять и принимать накладные для каждого магазина обособленно или через единую сеть с управлением в товароучетной системе.
• Если вы когда-то думали об автоматизации торговли, то сейчас лучший момент, чтобы сделать это. В процессе подключения к ЕГАИС вы выполните большинство шагов, необходимых для автоматизации.

ООО для алкоголя, ИП для пива, один или несколько магазинов

Иногда магазины практикуют смешанную схему собственности, когда пиво и прочие товары в магазине продаются от ИП на ЕНВД, а акцизный алкоголь — от ООО на другой системе налогообложения. В этом случае нужна одна на всю сеть Jacarta для ИП и отдельные Jacarta для каждого магазина ООО. Понадобятся специальные кассы для подтверждения продажи единицы акцизного алкоголя в системе ЕГАИС (с 1.07.2016). По закону о ККТ для каждого юридического лица в магазине необходим отдельный кассовый аппарат, а для ООО нужен фискальный регистратор, а для ИП — принтер ЕНВД.

• Оптимальный вариант — автоматизация учета в магазине. Для этого необходима специальная товароучетная программа, например, «Далион». В ней будет вестись учет обеих организаций и подтверждение накладных.
• Для сокращения затрат установите в магазине специальную кассу Viki Start с двумя устройствами печати: фискальным регистратором для ООО и принтером ЕНВД для ИП.
• ООО ведет журнал средствами ЕГАИС, отражая факт продажи каждой бутылки в системе ЕГАИС через кассу Viki Start. ИП формирует журнал автоматически с помощью товароучетной программы.
• Если магазинов несколько, то их лучше объединить через интернет в единую сеть для удобства и безопасного обслуживания.

Если вы решились вести журнал вручную

Нумерация записей в журнале должна быть сквозной во всем журнале. Каждый новый день нумерация должна продолжаться.

Операции возвратов от розничных покупателей нужно отражать в журнале с отрицательным знаком. Его учитывают при заполнении итогов продажи за день. Ничего страшного, если за какой-то день суммирующий итог по продажам из-за возвратов станет отрицательным.

При внесении записи, нужно заполнять графы с наименованием, кодом вида алкогольной продукции, емкостью тары, количеством. Для ускорение процесса какие-то поля этого журнала можно заполнять не при продаже, а чуть позднее — к таким полям относится код вида продукции и емкость.

Одним из способов заполнения журнала вручную считается ежедневная инвентаризация. В этом случае продавец заполняет журнал в конце дня после закрытия магазина на основании сравнению остатков на начало и конец дня в разрезе каждого наименования товара.

Пояснения по автоматическому ведению журнала

На кассах Viki моделей Mini, Tower и Classic журнал формируется в виде таблицы Excel, её поля автоматически заполняет кассовая программа Start. После сохранения, файл с журналом можно открыть в программе Excel на любом компьютере и распечатать.

Журнал можно сформировать за любой период работы магазина — хоть за день, хоть за год. Файл легко скачать на флешку, или по сети.

Для ведения журнала на кассе, в базе данных должна быть информация о товарах: название, штриховой код, код вида алкогольной продукции, объем, и т.д. Касса Viki автоматически получает эти данные из системы ЕГАИС при подтверждении накладных. Если алкоголь был приобретен до подключения магазина к ЕГАИС, то его можно продать на кассе с занесением записи в журнал. Для этого достаточно заполнить простую таблицу с информацией о товарах и загрузить ее в кассу с помощью флешки или по сети.

Смотрите видео с подробной инструкцией по ведению журнала на кассе Viki.