Бизнесу место

Этот документ относится к внутренним обязательным актам, регулирующим деятельность предприятия. Такие инструкции обычно регламентируют особенности управления, отчетности, обеспечения и координирования деятельности сотрудников. Поэтому не следует забывать про общие правила оформления должностных инструкций .

Особенности

Современное делопроизводство требует составления согласованных и непротиворечивых локальных актов. Их разрабатывают для достижения трех целей:

1. создать организационно-правовую основу для служащих;
2. повысить уровень ответственности;
3. увеличить производительность труда.

Каждый образец оформления должностной инструкции имеет свои нюансы. При этом каких-либо единых правил закон не устанавливает.

Этот правовой акт должен успешно выполнять следующие задачи:

• рационально распределять обязанности между сотрудниками с учетом их уровня квалификации, знаний, производительности труда и других особенностей;
• обеспечивать своевременный контроль над качеством выполнения трудовых обязанностей;
• определять права всех сторон;
• давать конкретные критерии оценки качества труда.

Должностные инструкции обычно разрабатывают руководители структурных подразделений фирмы на основе выполняемых сотрудником функций и внутренних правил компании.

Требования к оформлению должностной инструкции

Рассматриваемый документ является локальным нормативно-правовым актом, поэтому имеет свою специфику. Его оформляют в трех экземплярах:

• 1-й – передают сотруднику отдела кадров и прилагают к штатному расписанию;
• 2-й – остается у начальника структурного подразделения, так как в его обязанности входит контролировать качество работ;
• 3-й – отдают работнику организации, для которого предназначена должностная инструкция.

Должностная инструкция может выступать приложением к трудовому договору или быть издана отдельно. При необходимости содержание согласуют с профсоюзом.

Вот основные требования, которые нужно учитывать в процессе составления текста:

• однозначность – информация должна излагаться так, чтобы не возникало двусмысленных толкований;
• информационная емкость;
• убедительность – фразы должны быть убедительными и логически обоснованными;
• освещение всех основных вопросов, касающихся деятельности сотрудника.

Что включать в должностную инструкцию

По общепринятым форматам, документ должен раскрывать все вопросы, которые касаются трудовой деятельности служащего. При подготовке содержания рекомендуем руководствоваться постановлением Минтруда № 37. Это Квалификационный справочник должностей, содержащий общие характеристики для всех них. Текст нужно только адаптировать для конкретной организации.

Как оформить должностную инструкцию : этапы

В зависимости от сложности документа его составлением могут заниматься начальники отделов или непосредственно руководители организаций. Такая процедура может потребоваться:

1. если открывается новый филиал или подразделение;
2. при введении новой должности;
3. при изменении трудовых функций.

На основании правил, установленных государственными стандартами, в [составе инструкции] должны присутствовать такие реквизиты:

• название предприятия – указывают полностью в соответствии с учредительными документами;
• дата утверждения;
• регистрационный внутренний номер;
• гриф, придающий юридическую значимость;
• отметка о наличии приложения – ставят при наличии такого условия в ней, когда должностная инструкция является приложением к отдельным распорядительным документам;
• виза руководителя – включает должность и название отдела предприятия. Ее располагают ниже подписи.

На первом этапе оформления документа подготавливают предварительный вариант содержания с учетом.

Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе обязанности по составлению и ведению должностных инструкций, во многих учреждениях без них никак не обойтись. А для отдельных категорий работников (гражданские, муниципальные служащие) она является одним из значимых документов, на основании которых осуществляется профессиональная служебная деятельность. Образцы некоторых инструкций установлены нормативными правовыми актами. Как составить должностную инструкцию в учреждении, если для нее не предусмотрена типовая форма, как ее разработать и утвердить, как внести изменения? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Роль должностной инструкции

В Трудовом кодексе не уделяется внимания должностной инструкции, однако о ней часто упоминается в письмах Роструда. Определим, что представляет собою эта инструкция и так ли уж она нужна.

Согласно Современному экономическому словарю должностной считается инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность на предприятии, фирме. А в Письме Роструда от 09.08.2007 № 3042‑6‑0 говорится, что должностная инструкция – это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.

Должностная инструкция необходима и работодателю, и работнику. Ее следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Обратите внимание, что инструкция разрабатывается именно для конкретной должности, а не для конкретного работника.

Согласно указанному письму отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях мешает работодателю обоснованно отказать в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между сотрудниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Внесем ясность в данную формулировку. В соответствии со ст. 64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.

Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом не позднее чем за три дня, с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, должностная инструкция, где перечислены обязанности, которые должен был выполнять работник, может стать основанием для его увольнения как не выдержавшего испытание.

В силу ст. 192 ТК РФ дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, прежде, чем привлечь работника к дисциплинарной ответственности, работодатель должен обратиться к должностной инструкции.

Кроме этого, в должностной инструкции предусматривается возможность замещения работником другого, отсутствующего работника, например, когда заместитель начальника отдела временно исполняет обязанности начальника отдела во время его отсутствия или врач одной специализации замещает должность врача другой специализации.

В организации также могут быть работники, занимающие одинаковые должности, но имеющие разные оклады. Это неправильно, поскольку в соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель должен обеспечить равную плату за труд равной ценности. И в этом случае именно должностные инструкции будут доказательством того, что права работников не нарушены. Для этого в инструкциях следует отразить показатели качества труда, влияющие на заработную плату: разные должностные обязанности, разный объем выполняемой работы, квалификационные требования и др. (Но все же во избежание сложностей с контролирующими органами в названия одинаковых должностей рекомендуем вводить слова «старший», «ведущий» и т. п.)

Должностные инструкции также помогают обосновать некоторые расходы – транспортные (для лиц, чья работа имеет разъездной характер), на сотовую связь и т. п. Большое значение имеют инструкции в случаях привлечения работников по гражданско-правовым договорам для выполнения задач, которые не входят в должностные обязанности штатных сотрудников.

Таким образом, основными целями создания должностных инструкций являются:

• четкая и подробная формулировка трудовой функции работников;
• определение необходимой квалификации работников;
• установление обязанности работников повышать квалификацию;
• определение порядка взаимодействия работников;
• обоснование привлечения к дисциплинарной ответственности;
• обоснование возмещения транспортных или других расходов.

Некоторые работодатели ограничиваются тем, что указывают трудовую функцию (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации) в трудовом договоре, даже не прописывая должностные обязанности. При этом работодатель ссылается на существование тарифно-квалификационных справочников, в которых установлены требования к различным категориям работников. И это не будет нарушением трудового законодательства. Но, используя должностные инструкции, работодатель облегчает жизнь в первую очередь самому себе, ведь преимущества, как говорится, налицо.

Порядок разработки должностной инструкции

При разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями, утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552 . Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.

За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
• Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9;
• Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.07.2010 № 541н;
• другие квалификационные справочники по различным отраслям и видам деятельности.

При этом с учетом специфики организации форма, структура и содержание инструкции могут иметь свои особенности.

Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. Включают в себя:

• функциональное назначение документа. Например: «Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, обязанности, ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности»;
• категория, к которой относится должность (руководители, специалисты, рабочие или др.);
• порядок назначения и освобождения на должность (кем работник назначается, принимается ли по конкурсу);
• подчиненность работника: кому он подчиняется и кто находится в его подчинении;
• порядок замещения во время его отсутствия и должности, которые он может замещать;
• квалификационные требования (образование, стаж работы, навыки, дополнительные сведения);
• чем должен руководствоваться в своей деятельности;
• документы, знание которых является обязательным.

2. Должностные обязанности. Раздел включает в себя описание конкретных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и т. д. обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций, а также обязанности, предполагающие использование определенных форм и методов работы, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

3. Права работника. Приводится перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей, которые вытекают как из функций организации, так и из функций структурного подразделения. К таким правам, например, относятся следующие: принимать решения в соответствии с должностными обязанностями, принимать участие в разработке различного вида программ, вносить предложения по совершенствованию рабочего процесса, повышать свою квалификацию.

4. Связи по должности. Перечисляется круг лиц, с которыми работник взаимодействует, осуществляя трудовую деятельность, указывается функциональное и линейное подчинение или руководство, в том числе сроки и порядок предоставления информации, порядок подписания и согласования документов и др.

5. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником своих должностных обязанностей согласно трудовому законодательству. В данном разделе могут перечисляться конкретные виды нарушений, за которые применяются конкретные виды ответственности. Прописывая меры ответственности, нужно делать ссылку на статью соответствующего нормативного правового акта – ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ или УК РФ.

6. Оценка работы. Здесь устанавливаются:

• критерии оценки деловых качеств работника, такие как квалификация, профессиональная компетентность, интенсивность труда, проявление инициативы;
• критерии оценки работы – результатов, достигнутых работником при исполнении должностных обязанностей, качества выполненной работы, своевременности ее выполнения и т. п. При этом оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основании как объективных показателей, так и мотивированного мнения непосредственного руководителя.

7. Заключительные положения. В этом разделе может быть прописан порядок вступления данного документа в силу, внесения в него изменений и т. д.

Отметим, что работодатель не может включать в должностную инструкцию положения, не установленные Трудовым кодексом, в частности, дополнительные основания увольнения работника. В Письме Роструда от 30.11.2009 № 3520‑6‑1 (далее – Письмо № 3520-6-1) было дано разъяснение, что положение о возможности увольнения по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию, не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.

Как правило, должностные инструкции разрабатываются сотрудником отдела кадров совместно с руководителем структурного подразделения.

Инструкция может иметь форму отдельного документа или приложения к трудовому договору. Мы рассматриваем должностную инструкцию как отдельный документ, поскольку такая форма более удобна и чаще применяется на практике.

Согласование должностной инструкции

Итак, первоначально разрабатывается проект инструкции. Затем он, как правило, согласовывается с юридическим отделом, проходя проверку соответствия законодательству, с финансовой службой и другими подразделениями организации, с которыми сотрудник, занимающий данную должность, будет взаимодействовать. Мнение согласовывающих лиц может быть зафиксировано на листе согласования, прилагаемом к инструкции, с учетом которых в нее в последующем вносятся (не вносятся) изменения. После внесения изменений инструкция вновь проходит процедуру согласования.

Может возникнуть вопрос: а нужно ли должностные инструкции согласовывать с профсоюзным органом, если он есть? В силу ст. 8 ТК РФ в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такового). Но является ли должностная инструкция локальным нормативным актом? Поскольку Трудовой кодекс не дает определения, что конкретно относится к данным актам, мнения специалистов по этому вопросу расходятся: одни считают, что если должностная инструкция является отдельным документом, а не приложением к трудовому договору – то это локальный нормативный акт, другие называют должностную инструкцию «подлокальным» нормативным актом, по разъяснению же Роструда должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ (Письмо № 3520‑6‑1).

В любом случае ни ТК РФ, ни другими федеральными законами и нормативными правовыми актами согласование должностных инструкций с представительным органом работников не установлено. И если коллективным договором или соглашением это не предусмотрено – согласование не требуется.

Итак, после утверждения инструкции руководителем она заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации должностных инструкций. Оригинал инструкции обычно хранится в отделе кадров, а заверенная надлежащим образом копия – у руководителя подразделения.

Вводить инструкцию в действие приказом руководителя не нужно, если только при изменении ее положений не придется вносить изменения в трудовой договор. Но об этом позже.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией. Если работник знакомится с инструкцией до подписания трудового договора, в договоре необходимо предусмотреть строку «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен», под которой работник ставит подпись. Если же инструкция вступила в силу в период трудовой деятельности, факт ознакомления фиксируется в листе ознакомления, который прилагается к инструкции и заверяется подписью работника с указанием даты. В обоих случаях копия инструкции передается работнику. Если работник отказывается подписывать инструкцию, составляется соответствующий акт.

Вносим изменения в инструкцию

В процессе деятельности организации постоянно происходят какие‑либо изменения: кадровые, структурные, в производственном процессе и т. п. Зачастую такие изменения отражаются на функциональных обязанностях работников, установленных должностной инструкцией. Тогда возникает необходимость внести в нее изменения. Как правильно это сделать?

Прежде всего отметим, что инициировать внесение изменений может любое заинтересованное лицо: работодатель, руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, руководитель подразделения, которое взаимодействует с работником, и, наконец, сам работник.

Предложение оформляется в виде заявления работника, предложения работодателя или служебной записки начальника отдела. Если сторона, которой было направлено предложение, согласна на такие изменения, остается их только оформить. Здесь важно определить, повлекут ли изменения должностной инструкции изменения должностных обязанностей, которые, в свою очередь, могут повлечь изменение трудовой функции работника, определенной трудовым договором. Поскольку при изменении трудовой функции работника должен осуществляться перевод его на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ). А перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ.

Таким образом, работодатель не может в одностороннем порядке изменить должностные обязанности работника или дополнить инструкцию новыми обязанностями. Это возможно только в порядке ст. 72 ТК РФ – заключается письменное соглашение сторон, о чем работник предупреждается заранее. В Письме Роструда от 31.10.2007 № 4412‑6 по этому поводу говорится следующее: внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию. Кроме этого, в письме разъясняется, что если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно одновременно вносить изменения в договор и инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Например, когда требуется уточнить или конкретизировать некоторые обязанности работника: вместо «обеспечивать сохранность документов» – «хранить документы в специальном шкафу, выдавать на основании служебной записки» и т. п.

Должностной регламент

Говоря о должностной инструкции, нельзя не отметить категорию работников, для которых документ, устанавливающий должностные обязанности, является обязательным. Это гражданские служащие, а называется такой документ должностным регламентом. Он является основным нормативным документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного служащего. В нем содержатся требования, предъявляемые к служащему, замещающему соответствующую государственную должность. Должностные регламенты призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами при выполнении ими задач, определенных положением об органе, структурном подразделении, а также используются при оценке результатов служебной деятельности государственного служащего.

Согласно ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа. В данной статье установлены конкретные положения, которые должны включаться в должностной регламент:

• квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
• должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
• перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
• сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
• порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
• перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
• показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Результаты исполнения служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, включении служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.

Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой. Например, должностной регламент государственного гражданского служащего таможенного органа РФ утвержден Приказом ФТС РФ от 11.08.2009 № 1458.

Подводя итог, отметим: несмотря на то, что отсутствие должностных инструкций не является нарушением трудового законодательства и не влечет для работодателя никакой ответственности, не стоит пренебрегать данным документом. Лучше затратить немного сил и времени на его разработку, причем не ограничиваться образцами типовых инструкций, а подойти к этому процессу со всей серьезностью и ответственностью. Это позволит оградить себя от многих ненужных проблем и споров с контролирующими органами.

Современный экономический словарь / Б. А. Райзберг, Л. Ш. Лозовский, Е. Б. Стародубцева. – М.: ИНФРА-М, 2006.

«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

«Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета РФ по охране окружающей среды».

Любая организация заинтересована в том, чтобы сотрудники максимально эффективно выполняли свою работу, четко понимая поставленные перед ними цели и задачи. Грамотное оформление должностной инструкции поможет в организации трудовой деятельности.

Порядок оформления ДИ

Данный документ регулирует внутренние трудовые отношения сотрудников организации. будет зависеть от конкретной должности, но в общем этот документ должен регламентировать место и назначение трудящегося в аппарате управления, а также квалификационные требования к нему, его функциональные права, ответственность и обязанности, а также возможные поощрения.

По закону, для компании оформление должностных инструкций необязательно, но данный документ помогает не только в регулировании деятельности работников, но и при возникновении различного рода конфликтных ситуаций внутри организации или с налоговой.

По мнению Роструда, этот документ должен быть отдельным на каждую конкретную должность, которая имеется в штатном расписании (даже на вакантную). Инструкция выражает интересы двух сторон в рабочих отношениях, потому что в ней содержится дополнительная информация, требования, связанные с личностными, деловыми качествами сотрудника, и другое.

При отсутствии данного документа невозможным становится:

• обоснование отказа в приеме на должность;
• объективная оценка деятельности сотрудника на период испытательного срока;
• распределение трудовых функций между трудящимися;
• временный перевод трудящегося на другую работу;
• оценка добросовестности и полноты выполнения сотрудником его трудовых функций.

Законодательство не предъявляет конкретных требований к оформлению должностной инструкции, к тому же отсутствие этого документа не является нарушением закона, а значит, не влечет за собой ответственности. С другой стороны, данный факт способен вызвать последствия негативного характера в принятие работодателем незаконных действий и решений.

Корректировка и составление

Основанием для разработки и оформления должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей. В нем содержатся квалификационные характеристики, которые подразделяются на:

• должностные ;
• необходимые знания;
• требования к квалификации работника.

Важно понимать, что этот справочник разработан для облегчения решения рабочих моментов, их урегулирования, а также для организации максимально эффективной деятельности в управлении персоналом. Он носит только рекомендательный характер.

Оформление должностных инструкций работников не урегулировано правовыми нормативными актами. Соответственно, работодатель самостоятельно принимает решение, каким образом ее оформить и вносить необходимые изменения. Инструкция может являться самостоятельным документом или быть приложением трудового договора.

Корректировка зачастую связана с внесением изменений обязательных условий в трудовом соглашении. Работодатель обязан в письменном виде заблаговременно предупредить сотрудника о предстоящих переменах. Если штатный работник соглашается на продолжение рабочих отношений, то в инструкцию вносятся соответствующие изменения. Если она является приложением ТД, то необходимо внести изменения посредством составления дополнительного соглашения.

В Трудовом кодексе ничего не сказано о составлении и оформлении должностной инструкции. Несмотря на это, она является важнейшим документом, в содержание которого входит круг обязанностей, трудовая функция, предел ответственности, а также квалификационные требования. Данный документ составляют в 2-х экземплярах, один из которых отдается работнику.

При оформление должностной инструкции по ГОСТу раньше опирались на Государственный стандарт Р 6.30-2003, который введен в действие посредством Постановления Госстандарта России №65-ст. от 03.03.2003 г., но его действие прекратилось, так как 01.07.2017 года в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Реквизиты, которые обязательны для указания в данном документе, описаны во 2 разделе ГОСТа.

Образец оформления должностной инструкции направляется на согласование всем должностным лицам, которые в нем заинтересованы. Какие-либо предложения и замечания по проекту заинтересованным должностным лицам можно представить на отдельных листах, которые должны быть датированы и подписаны сотрудниками организации. Оформление должностной инструкции может опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, где разрешается оформлять визы согласования на последнем листе в нижней части подлинника документа. Также данный документ можно визировать полистно (на усмотрение предприятия).

Правила оформления реквизитов

Образцом оформления должностной инструкции служат разработанные государственные стандарты. Согласно им, каждый тип организационно-распорядительной документации должен иметь полностью заполненные реквизиты. Порядок их расположения на листе тоже определен и имеет значение. Должностная инструкция относится к документам внутреннего пользования, поэтому некоторые виды реквизитов указывать необязательно. Например, не имеет смысла прописывать логотип организации, ее справочные данные, регистрационный номер или код ОКПО.

Обязательные реквизиты, которые необходимо указать в инструкции:

• наименование фирмы, ее конкретного подразделения;
• наименование самого документа (должностная инструкция), где прописывается конкретная должность, для которой ее разработали;
• ОКУД (код формы документа), для инструкции - 0253051;
• дата и место, где был составлен документ;
• грифы согласования и утверждения;
• регистрационный номер;
• текстовая часть;
• поле, которое предназначено для подписей ознакомленных лиц;
• подпись должностного лица, которое разработало документ.

Основные разделы

Образец оформления должностной инструкции по ГОСТу должен включать несколько разделов. Каждый из них обязан подробно рассматривать следующие из вопросов:

1. Содержание и перечень трудовых функций, а также перечень видов выполняемых работ, относящихся к этой должности.
2. Полномочия и права специалиста, их краткое описание.
3. Ответственность, которая применяется к сотруднику за ненадлежащие или полное невыполнение рабочих обязанностей.

Что касается требований к оформлению текста, то они стандартные: ширина нижнего и верхнего полей не менее 20 мм. В тексте необходимо использовать специальные термины, которые устоялись в деловой среде при использовании речевых оборотов, а также необходимо применение профессиональных штампов. Такой стиль изложения поможет в избежании неоднозначного толкования смысла, а также сделает информацию в тексте максимально понятной для восприятия трудящимися.

ДИ менеджера по таможенному оформлению

Данного работника относят к категории специалистов. Он назначается и увольняется с должности посредством приказа руководителя предприятия. Должностная инструкция специалиста по таможенному оформлению предусматривает, что на должность может быть назначено лицо, у которого имеется:

• высшее профессиональное образование по специальности «таможенное дело» без стажа работы;
• экономическое или юридическое высшее образование, с опытом работы не менее года;
• среднее специальное образование со стажем работы не меньше 3-х лет;
• квалификационный аттестат по специальности таможенного оформления, курсы повышения квалификации в сфере таможенного оформления один раз в три года.

В своей деятельности данный специалист должен руководствоваться:

• уставом организации;
• правовыми нормативными актами, методическими профильными рекомендациями, касающиеся таможенного оформления;
• распоряжениями, приказами руководителя;
• своей должностной инструкцией.

Что должен знать специалист таможенного оформления

Менеджер этой сферы деятельности должен знать следующее:

• правовые и нормативные акты, а также иные руководящие документы и материалы, которые регламентируют условия перемещения товара через границу и порядок таможенного оформления;
• агента таможни, декларанта;
• меры регулирования государством внешнеэкономической деятельности;
• правила, посредством которых осуществляется валютный контроль в таможенных целях;
• таможенные режимы;
• меры ответственности, которые применяются за правонарушения и преступления в сфере таможни;
• порядок, принятый при декларировании, а также виды и формы таможенных деклараций;
• классификацию, которая применяется для товаров в таможенных целях;
• порядок и правила, применяемые для заполнения таможенной документации;
• виды и классификация таможенных платежей, а также порядок, который применяется при уплате и их исчислении;
• порядок ведения отчетности, установленный организацией;
• правила, применяемые для определения таможенной стоимости;
• основы культуры общения, экономики, психологии, организации труда;
• правила пользования инновационными средствами техники, а также программным обеспечением;
• нормы и правила ПБ, охраны труда на рабочем месте;
• основы трудового законодательства.

Должностные обязанности менеджера по таможенному оформлению

Образец оформления должностной инструкции данного специалиста предписывает следующие обязанности:

• Выполнять работы по оформлению документации на товары, которые перемещаются через границу, совершать другие действия, которые необходимы при организации таможенного оформления.
• Производить декларирование товара в таможенном режиме, основываясь на сведениях, которые содержатся в товаросопроводительных и других документах.
• Проверять на достоверность сведения о перемещаемых товарах, которые указаны в перевозочной и коммерческой документации.
• Определять код товаров, опираясь на их номенклатуру.
• Выбирать метод вычисления таможенной стоимости и на основании него осуществлять расчет.
• Определять вид налога на товар, исчислять его.
• Определять страну происхождения товара, перемещаемого через границу.
• Применять налоговые льготы, тарифные преференции.
• Оказывать консультативные услуги, касающиеся таможенного оформления.
• Вести отчетность и делопроизводство, обрабатывать информацию.

Права менеджера по таможенному оформлению

Правильное оформление должностной инструкции предполагает следующие права специалиста таможенного оформления:

• Право на ознакомление с проектами решений руководителей, которые касаются непосредственно его деятельности.
• Право вносить свои предложения, касающиеся совершенствования рабочей деятельности.
• Право сообщать руководству об имеющихся недостатках в организации (в пределах компетенции специалиста), которые выявились в процессе трудовой деятельности, а также вносить свои предложения по поводу их устранения.
• Право на то, чтобы по поручению руководства или лично запрашивать от подразделений организации документы или информацию, которые необходимы при выполнении рабочих обязанностей.
• Право на требование от руководства организации оказать содействие в исполнении непосредственных должностных обязанностей.

Взаимоотношения, ответственность и оценка работы менеджера по таможенному оформлению

Образец правильного оформления должностной инструкции данного специалиста гласит, что он подчиняется руководителю структурного подразделения. Взаимодействует он с сотрудниками структурных подразделений по вопросам, которые входят в его компетенцию.

К требованиям по оформлению должностной инструкции относится также наличие раздела ответственности специалиста по таможенному оформлению. Результаты рабочей деятельности менеджера должен оценивать руководитель его структурного подразделения. Менеджер по таможенному оформлению должен нести ответственность за:

• неисполнение, ненадлежащее выполнение непосредственных должностных обязанностей;
• причинение материального ущерба в процессе рабочей деятельности (в соответствии с законодательством);
• несоблюдение правил трудового внутреннего распорядка, норм и правил ПБ и охраны труда.

Какие задачи решает должностная инструкция?

Если данный документ составлен правильно и строго соблюдается всеми сотрудниками организации, то он будет являться опорой в работе предприятия. Примером оформления должностной инструкции должны служить документы, которые соответствуют государственным требованиям. Это обеспечит смысловую значимость данной документации и будет являться подтверждением подлинности.

Хотя ДИ работника не входит в перечень обязательных документов, но ее наличие - это большой плюс в работе фирмы. Она решает следующие производственные и управленческие задачи:

• четкое определение должностных обязанностей для индивидуальной рабочей единицы, которая входит в штатное расписание, с учетом всех особенностей конкретных задач и рабочего места;
• разграничение должностных обязанностей, определение взаимосвязей по должностям, установление служебной иерархии, а также подчиненность;
• обоснование возмещения трудящемуся некоторых видов расходов, которые обусловлены исполнением его рабочих обязанностей;
• установление четких и понятных квалификационных требований к должности и критериев оценки эффективности в выполнении обязанностей, а также соответствие занимаемой должности;
• установление прав и обязанностей специалиста, определение зоны его ответственности и наказания, которое предусмотрено за нарушение или неисполнение должностных обязанностей.

Этот документ должен быть составлен грамотно, а также соответствовать установленным требованиям. Регламентами государственного уровня, регулирующими правила оформления этого документа, являются ГОСТы, которые устанавливают конкретные требования, применяемые при оформлении деловых бумаг. Ранее применяли ГОСТ Р 6.30-2003, но его действие прекратилось, так как 01.07.2017 года в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стоит обратить внимание на то, что положения, прописанные в инструкции, никак не должны ухудшать условия труда, а также положения трудящихся, в сравнении с теми, что гарантируются законодательством.

Дополнительные разделы

Некоторые наиболее часто встречающиеся дополнительные разделы в ДИ:

1. «Взаимоотношения» - это раздел, который регулирует производственные контакты сотрудников как из одного отдела, так и из разных. При необходимости, в нем прописывают служебные связи внутри организации, а также со сторонними предприятиями. Это необходимо, например, если трудящийся взаимодействует с контрагентами и есть необходимость информирования об этом руководства. Для того чтобы повысить качество ДИ, не лишним будет установление в данном разделе порядка и периодичности предоставления работником планов, отчетов и иных документов.
2. «Оценка работы» - это раздел, где четко установлены критерии, по которым будет происходить оценка труда.
3. «Порядок пересмотра должностной инструкции». В этом разделе целесообразно определить сроки действия, а также условия для пересмотра ДИ, в число которых входит:

• какие-либо изменения в организационной структуре;
• пересмотр, изменения в штатном расписании;
• возникновение новых рабочих обязанностей, что приводит к перераспределению уже имеющихся;
• изменение характера работы из-за внедрения инновационных технологий.

Дополнительные разделы должны быть расположены в конце должностной инструкции.

Должностная инструкция является внутренним правовым актом организации, главной задачей которого является контроль и оптимизация трудовой деятельности сотрудников.

Представленный документ призван регулировать трудовые отношения между руководством и сотрудниками, исключать потенциальные конфликтные ситуации, путем содержания прав и трудовых обязательств, предъявляемых к работнику.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Каковы особенности должностной инструкции и как грамотно составить внутренний правовой документ предприятия?

Что это за документ

Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу, в котором обозначены требования и обязанности, возложенные на сотрудника организации. В соответствии с документом, за каждым сотрудником закреплен набор задач, которые ему необходимо выполнять.

Главным отличием должностной инструкции от трудового договора выступает то, что она не составляется для каждого работника в индивидуальном порядке с указанием его личной информации, а формируется в установленном порядке для тех или иных специалистов.

Таким образом, должностная инструкция является документом, созданным для исключения конфликтных ситуаций, разногласий между начальством и работниками. В ней максимально подробно обозначены особенности сотрудничества, которым должны следовать стороны трудовых отношений.

Трудовой Кодекс не содержит строгих правил оформления должностной инструкции с новым работником. Однако, большинство руководителей требует составления документа. Для служащих государственных предприятий инструкция является главным правовым постановлением, регулирующим их трудовую деятельность.

Назначение

Должностная инструкция представляет собой правовой акт, который создается с целью регламентации организационно-правового положения сотрудника, его обязательств, прав и ответственности. Документ призван создать необходимые условия для эффективного ведения трудовой деятельности.

Документ регламентирует квалифицированные требования к потенциальным претендентам на конкретную должность, функции, выполняемые сотрудником, а также возложенную на него ответственность.

Должностная инструкция позволяет руководители оптимизировать процесс взыскания и премирования работников, разрешения споров и квалификацию персонала.

Классификация

Должностные инструкции, в соответствии с общепринятыми нормами принято разделять на два основных типа: типовые и индивидуальные.

Типовой вид документа формируется предприятиями отдельных сфер и подразделений. Он является исходным примером для создания индивидуальных должностных инструкций отдельных работников.

По той причине, что образец оформления должностной инструкции не предусмотрен действующими законодательными нормами, ответственное лицо формирует документ на свое усмотрение.

Должностная инструкция может быть представлена в виде одиночного положения, а может выступать в качестве приложения к .

Кто разрабатывает

Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу. Она должна быть составлена уполномоченным лицом, в качестве которого выступает руководитель предприятия или начальник отдела кадров.

Нередко к процедуре разработки документа привлекаются специалисты в области юриспруденции или представители узкопрофильного подразделения организации для внесения всевозможных коррективов.

Требования к оформлению должностной инструкции согласно ГОСТу в 2019 году

Должностная инструкция представляет собой нормативно-правой акт, характеризующийся специфическими моментами.

Документ необходимо оформлять в трех экземплярах:

• первый нужно передать работнику отдела кадров, прикрепив к штатному расписанию;
• второй экземпляр должен оставаться у руководителя подразделения, так как он обязан проводить контроль качестве выполняемой сотрудниками работы;
• третий экземпляр необходимо передать сотруднику, для которого был предназначен документ.

Должностная инструкция может выступать в качестве дополнения к трудовому договору или издаваться отдельно. В случае необходимости, ее содержание нужно обсуждать с профсоюзом.

Существуют универсальные требования. которые необходимо брать в учет при составлении документа.

Среди них следующее:

Разделы

В соответствии с общепринятым форматом, должностная инструкция должна полноценно раскрывать все вопросы, затрагивающую трудовую деятельность работников.

Документ должен содержать следующие принципиально важные разделы:

• обобщенные положения;
• должностные обязательства;
• права сотрудника;
• документация для руководства при выполнении трудовых обязательств;
• порядок взаимоотношений с работниками;
• ответственность сотрудника;
• критерии, позволяющие дать оценку качеству проделанной работы.

Документ также содержит заключительную часть, которая должна содержать подпись руководителя и дату вступления в силу прописанных положений.

Этапы оформления

При составлении должностной инструкции необходимо придерживаться точной последовательности.

Процесс оформления документа включает в себя следующие этапы:

• предварительная подготовка документа (проверка на наличие требований руководства и нормы профессиональных стандартов);
• согласование инструкции с руководителями ответственных отделов;
• утверждение документа руководителем организации, заверенное его подписью.

Порядок внесения изменений

В рабочем процессе обязательства сотрудника могут видоизменятся. Такая ситуация может возникнуть, например, при изменении целей организации или расширении ее услуг.

Во время корректировки сотрудников возникает необходимость внесения исправлений в должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем исключить возникновение конфликтной ситуации.

Общая характеристика процедуры внесения изменений соответствует следующим пунктам:

• Процесс подготовки нового документа, который будет соответствовать нюансам трудовой деятельности. Коррективы должны соответствовать Законодательным нормам.
• Издание соответствующего приказа, который является основанием для утверждения новой трудовой инструкции.
• Процедура ознакомления сотрудников с внесенными изменениями и получение их согласие на выполнение новых трудовых обязательств (подпись и согласие в письменном виде).
• Разработка и подписание дополнения к трудовому договору, гласящего об изменениях. Один экземпляр должен хранится у руководителя, а второй необходимо передать работникам.

По завершении формальных процедур, сотрудник должен приступить к выполнению работы в соответствии с новыми условиями.

Должностная инструкция не выступает в качестве личного документа для отдельного работника. Она составляется для конкретной должности, будь то кассир или библиотекарь, документ не содержит имен. При нарушении общепринятого стандарта, при увольнении сотрудника руководителю придется переделать инструкцию.

Хранение

Должностная инструкция должна быть закреплена печатью компании, зашнурована и отдана на хранение в отдел кадров. Сотруднику, а также его начальнику должна быть выдана копия документа, с которой они смогут повторно ознакомится при необходимости.

Образец для менеджера по таможенному оформлению

Должностная инструкция менеджеру по таможенному оформлению прежде всего, должна состоять из «шапки», включающей в себя следующую информацию:

• название документа;
• номер должностной инструкции;
• место составления документа;
• название должности руководителя компании;
• подпись руководителя и дата.

Образец обобщенных положений документа выглядит следующим образом:

1. Специалист по таможенному оформлению может быть принят на работу или уволен по приказу руководителя компании _______________________.
2. На должность может быть назначено лицо с высшим образованием без требования наличия стажа или лицо со средним специальным образованием и стажем работы не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

На должность специалиста второй категории может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

На должность специалиста первой может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет по второй квалификационной категории; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

1. Выполняя свои трудовые обязательства, специалист должен руководствоваться:
   • нормативными актами, касающимися трудовых обязательств;
   • методическими материалами;
   • уставом компании;
   • нормами трудового распорядка;
   • приказами и распоряжениями руководителя компании;
   • должностной инструкцией.
2. Специалист по таможенному оформлению обязан знать:
   • законодательные акты и прочие документы, регламентирующие особенности таможенного оформления и перемещения товаров через границу;
   • законодательные нормы, касающиеся внешнеэкономических видов деятельности;
   • права и обязательства таможенных агентов и декларантов;
   • нормы валютного контроля;
   • меры ответственности за нарушение установленных норм в таможенной отрасли;
   • таможенные режимы;
   • особенности декларирования и разновидности таможенных деклараций;
   • особенности заполнения таможенной документации;
   • виды и порядок уплаты таможенных платежей;
   • основополагающие принципы законодательной базы;
   • правила охраны труда.
3. В момент отсутствия специалиста по таможенные оформления его обязательства возлагаются на назначенного заместителя, который, в свою очередь, ответственен за исполнение переданных ему трудовых обязательств.

Образец раздела о рабочих обязательствах сотрудников выглядит следующим образом:

1. Для надлежащего выполнения трудовых обязательств сотрудник должен:
   • оформлять документы на продукцию, перемещаемую через границу и прочие действия, необходимые для таможенного оформления;
   • контролировать достоверность данных о перемещаемой продукции согласно документации;
   • обозначать код товара на основе установленной номенклатуры;
   • определять разновидности налогов, которыми облагается продукция;
   • использовать налоговые льготы;
   • вести отчетность;
   • проводить контроль выполнения правил охраны труда.

Образец раздела о правах сотрудника должен быть составлен следующим образом:

1. Сотрудник вправе:
   • ознакомиться с проектами руководства, касающимися его трудовой деятельности;
   • предлагать руководству меры по усовершенствованию рабочего процесса;
   • получать от руководства данные, документы и выписки, касающиеся выполняемой работы;
   • участвовать в вопросах охраны трудовой деятельности.

Образец положений об оценке работы сотрудника выглядит следующим образом:

1. работа сотрудника может быть оценена только руководителем;
2. Сотрудник ответственен:
   • неисполнение рабочих обязательств;
   • правонарушения в процессе трудовой деятельности;
   • причинение материального ущерба;
   • игнорирование правил охраны труда.

В заключении документа, руководитель отдела и сотрудники должны оставить подписи, подтверждающие ознакомление с инструкцией.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

• основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
• важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
• эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
• документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.