Секретарь, заместитель или личный ассистент? Зависит от ситуации! Рассмотрим требования, обязанности и условия, которые должна содержать должностная инструкция помощника руководителя-2018.
Помощник руководителя - настоящая «правая рука» первого лица компании. Спектр поручаемых такому работнику задач, как правило, широк. Если в штатном расписании предусмотрена должность личного помощника директора, постарайтесь как можно подробнее прописать ее функционал в трудовом договоре и должностной инструкции.
Правильно составленная инструкция полезна обеим сторонам трудовых отношений. Сотрудник с первого дня работы на новой должности будет понимать, что от него требуется. А работодатель очертит круг должностных полномочий и обязанностей, за невыполнение которых можно привлечь к дисциплинарной ответственности или поднять вопрос о неполном должностном соответствии работника. Кроме того, в ДИ перечисляются все требования к опыту практической работы и квалификации специалиста (см. статью « : условия, которые нужно вписать всем работникам»).
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.
Скачайте документы по теме:
Единой, обязательной для всех работодателей формы должностной инструкции не существует.
К общим положениям относятся сведения о категории, к которой относится описываемая должность, порядке назначения на должность и освобождения от нее. Здесь же можно указать, что работник подчиняется непосредственно генеральному директору и в профессиональной деятельности руководствуется нормативными документами, разработанными компанией. Перечислите основные документы - должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по охране труда.
Знания и навыки, необходимые для эффективной работы, можно перечислить в разделе, посвященном должностным обязанностям, или отдельно. Помощник руководителя должен знать:
Не забудьте отразить в ДИ основные права и зоны ответственности помощника директора. Как и любой другой сотрудник, он вправе:
Помощник руководителя несет материальную и дисциплинарную ответственность в пределах, предусмотренных трудовым законодательством РФ. Поскольку данная должность относится к числу руководящих, работнику нередко приходится иметь дело с конфиденциальной информацией и документами ограниченного допуска. За нарушение правил работы с такими документами, разглашение коммерческой тайны и другие правонарушения, совершенные при выполнении трудовых обязанностей, предусмотрена административная, гражданская и уголовная ответственность. В помощь кадровику - статья « , которые нужно вписать всем работникам».
Последний раздел наполняется сведениями о порядке и периодичности пересмотра инструкции, правилами ознакомления с ней, количестве экземпляров.
Ознакомить с ДИ под роспись необходимо всех работников, занимающих данную должность. Если у директора компании несколько помощников, каждый должен получить на руки свой экземпляр инструкции и в дальнейшем хранить его на рабочем месте.
Наиболее важный раздел инструкции содержит описание трудовой функции . Рекомендуется использовать формулировки, максимально точно описывающие рутинные задачи, которые решает помощник директора, должностные обязанности, порядок взаимодействия с подчиненными. При этом учитываются объективные факторы, влияющие на объем полномочий работника, например, общее число помощников руководителя и принципы распределения обязанностей между ними. Например, в обязанности помощника директора может входить:
Прежде чем перенести сведения из профстандарта в должностную инструкцию, убедитесь, что они соответствуют трудовым действиям, выполняемым помощником руководителя конкретной компании. Подробности - в статье «Как с учетом профстандартов».
Чтобы проект ДИ вступил в силу, его необходимо утвердить. Процедура утверждения идентична схеме, применяемой при разработке локальных нормативных актов (см. статью «Как разработать и в организации»). Сведения о работодателе и гриф «Утверждаю» можно проставить в верхней части бланка, тогда руководителю компании остается просто подписать документ. Другой, не менее распространенный механизм - утверждение приказом. Издается отдельный распорядительный документ, которым одна или несколько ДИ вводятся в действие.
Должностная инструкция помощника руководителя — документ, в котором четко определяется специфика задач, решаемых сотрудником на соответствующей должности, поскольку она может включать широкий круг обязанностей. На что обратить внимание при составлении инструкции, расскажем в нашей статье.
Должность «помощник генерального директора» может подразумевать очень разные трудовые функции. Сотрудник фирмы, занимающий ее, на практике может быть:
Изучим особенности инструкций для каждой из позиций подробнее.
В инструкции помощника директора по определенной группе вопросов в первую очередь фиксируется, что данный сотрудник:
По своим полномочиям такой специалист фактически равен заместителю руководителя фирмы. К данному сотруднику предъявляются достаточно высокие квалификационные требования:
Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться. Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.
Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.
Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.
В должностной инструкции помощника руководителя , выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:
Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора. Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику. Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.
Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора. Как правило, речь идет об общих правовых нормах, а также локальных актах, которые непосредственно регулируют работу секретаря.
Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.
Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.
11.11.2019
При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.
bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность.
Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.
Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.
Основное назначение:
Она в основном выглядит следующим образом:
Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.
Основные составные части инструкции:
Рассмотрим более подробно каждый раздел.
Основные положения:
Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.
Занимающий эту должность на практике, может быть:
Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.
Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:
Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.
Основные обязанности следующие:
Основные полномочия и права помощника:
С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.
Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.
Помощник руководителя несет ответственность за:
На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.
Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:
Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.
Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:
Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.
ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.
Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:
Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:
Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.
Помощник гендиректора наделяется следующими правами:
Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.
Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:
Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.
На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:
Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).
Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.
Специфика работы помощника руководителя зависит от деятельности компании, требований начальства и включает в себя много пунктов. Чтобы обязанности сотрудника не казались «размытыми» используется должностная инструкция помощника руководителя, которая регламентирует его полномочия и компетенции, необходимые для работы.
Должностная инструкция (ДИ) относится к внутренней организационно-распорядительной документации компании и носит более детальный характер, чем трудовой договор. В документе регламентируется структура должности, полномочия сотрудника, а также должностные обязанности и ответственность. ДИ обеспечивает прозрачность требований руководителя для подчиненного, а начальству облегчает контроль за исполнением должностных обязанностей сотрудником.
ДИ является односторонним актом работодателя, поэтому обязательна к исполнению. Поскольку в каждой компании ДИ составляется самостоятельно, важно, чтобы она не противоречила ТК РФ и трудовому договору. Поэтому будет правильно сначала согласовать документ с юристом. Составляется, как правило, в двух экземплярах: один - находится у руководителя, другой у сотрудника.
Текст должностной инструкции должен разрабатывать опытный юрист. Если у вас нет таких специалистов, обратитесь за помощью в аутсорсинговую компанию .
Чем ДИ полезна для сторон трудового соглашения:
Должность помощника руководителя подразумевает достаточно широкий спектр функций. На практике под таким названием могут пониматься две абсолютно несхожие по должностным полномочиям и выполняемым функциям должности:
Характеристика каждой должности, отражаемая в ДИ, состоит из трех разделов: что работник должен знать, какие установлены должностные обязанности и требуемый уровень квалификации.
Как и трудовой договор, ДИ содержит следующие положения:
Управленец должен соответствовать в достаточной степени высоким требованиям:
ДИ прежде всего должна включать пункт, что специалист относится к категории руководящего состава, назначается и увольняется директором. Все формулировки должны содержать точное описание тех задач, которые будут в компетенции помощника.
Помощник директора должен ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей деятельность организации. Как правило, по своему составу - это довольно обширный перечень документов: от Устава организации до методических рекомендаций, учебных материалов, локальных и федеральных актов, регулирующих направления деятельности компании, специфика ведения документооборота.
В основные положения включают общие положения, в которых должен разбираться управленец:
Должностные обязанности помощника директора:
Перечень обязанностей помощника директора для конкретной организации может быть расширен или, наоборот, сужен. Все зависит от требований к должности, специфики и масштаба работы компании и иных факторов, влияющих на режим работы руководителя.
Помимо обязанностей сотрудника, ДИ включает также разделы, касающиеся прав и ответственности помощника директора.
Наравне с обязанностями сотрудник вправе:
В разделе об ответственности сотрудника необходимо перечислить виды ответственности, ссылаясь на нормы ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ, УК РФ. Детализировать виды нарушений и указывать конкретные статьи не стоит, иначе если возникнут проблемы, доказать виновность сотрудника будет непросто.
Должность помощника руководителя включает список обязанностей личного помощника руководителя с совмещением секретарских обязанностей. Сотрудников, занятых этим видом деятельности относят к личным помощникам руководителя. Соответственно их полномочия намного меньше, чем у помощника директора, поэтому квалификационные требования не такие строгие.
Сотруднику не обязательно иметь высшее образование, продолжительный стаж работы, иные квалификации, чаще всего в подчинении нет других работников.
В должностные обязанности помощника руководителя входят:
С ДИ работников знакомят под роспись и выдают на руки экземпляр. Чтобы документ имел юридическую силу, начальство должно его утвердить. Утверждение ДИ происходит аналогично утверждению внутренних актов. Это может быть отдельный приказ или гриф Утверждаю проставляется вверху ДИ и подписывается руководителем.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во