10.09.2019
План командировки представляет собой документ, ответственность за заполнение которого возлагается на руководителя сотрудника, направленного в командировку.
Помимо основной информации о командированном работнике и самой рабочей поездке, графике работы, в нем указываются цели, для выполнения которых сотрудник и отправляется в поездку.
Трудовое законодательство, действующее на территории РФ, устанавливает определенные правила и требования, выдвигаемые по отношению к рабочим поездкам – командировкам.
Данной теме в Трудовом Кодексе РФ посвящено несколько статей, в том числе , , 168 . Информация о рабочих поездках присутствует также в Налоговом законодательстве.
В командировочном плане отражаются цели, для выполнение которых трудящийся отправляется в рабочую поездку.
Следует отметить, что документ указанного образца не относится к категории обязательных. Из этого можно сделать вывод, что план оформляется по усмотрению руководителя предприятия.
Цель поездки может указываться в приказе, на основании которого работник направляется работодателем в командировку.
В общих чертах можно сказать, что план и программа командировки предназначены для облегчения работы сотрудника в поездке.
Для того чтобы должным образом выполнить свои обязанности, ему достаточно придерживаться определенного руководителем порядка действий.
План работы в командировке особенно удобен в ситуациях, когда целей и задачи поездки несколько.
В таких случаях воспринимать информацию значительно проще.
В последующем работодатель не имеет права потребовать , не указанной в плане.
Важно отметить, что необходимость оформления данного документа для отдельных категорий трудящихся граждан отражена в приказе МВД РФ №1150 , Росимущества №51 , Судебного департамента № 152.
Программа и график работы в командировке разрабатывается руководителем командированного сотрудника или лицом, назначенным в качестве ответственного.
Технология оформления бумаги указанного характера в каждой компании может использоваться своя. Информация по этому поводу должна отражаться в распорядительной документации предприятия.
В большинстве случаев все работодатели отражают стандартные данные. В ситуации с планом рабочих поездок в качестве таковых выступают следующие сведения:
Основная часть может быть оформлена в виде таблицы со следующими названиями колонок:
После таблицы должна располагаться подпись руководителя, подготовившего программу. Указывается дата оформления.
После этого с содержимым документа ознакамливается сотрудник, для которого составлен план. При отсутствии вопросов он оставляет в документе свою подпись.
Примерная структура плана командировки для менеджера по продажам может выглядеть следующим образом:
командировки
- Длительность рабочей поездки — 5 дней. С 10 по 14 ноября 2019 года.
- Принимающая сторона – компания «Торговые сети», город Санкт-Петербург, улица Ленинская, строение 4.
- Цель командировки – заключение договора на поставку продукции.
- Командированный сотрудник – менеджер по продажам – Анисимова Людмила Сергеевна.
- Содержание рабочей поездки
Руководитель предприятия: Саленко А.Е., подпись
С планом командировки ознакомлен: Анисимова Л.С., подпись
Скачать образец плана и графика работы в командировке –
Цель командировки - это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.
Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.
Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.
С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749 .
До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:
С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.
Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.
При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:
Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:
Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:
Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:
План может быть представлен в отдельном документе.
Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:
В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.
Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:
«убываю в командировку с целью...»
Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.
Цели могут быть сформулирован следующим образом:
Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.
Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:
Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.
Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.
Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.
Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.
19 июня 2016Знаете ли вы, как правильно указать цель командировки? Пример можно, конечно, без проблем найти на всевозможных профессиональных форумах бухгалтеров или специалистов по кадровой работе. Но копирование чужого опыта не всегда оправдано.
В нормативных актах нет списка целей поездок по служебной надобности. Тем не менее формулировать причину, по которой сотрудник отправляется в путь, стоит таким образом, чтобы проездные и суточные расходы можно было отразить в учете для снижения налогооблагаемой прибыли.
Для этого важно учесть ряд моментов.
Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:
Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.
Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:
К таким лицам относятся:
До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:
В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.
Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, путевые листы, чеки на оплату ГСМ, отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.
Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.
Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.
Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».
Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».
Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:
Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:
Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и цели, и задачи командировки. Пример:
«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.
Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:
Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:
В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.
Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:
«Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:
Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.
Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:
Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:
Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.
Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами, принять участие в собрании.
Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:
Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:
Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты. Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.
В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:
От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:
Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:
Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.
Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:
Вовсе не обязательно пользоваться стандартными «терминами», в которых обычно описывают цель командировки. Примеры лишь облегчают процесс выбора «подходящих» слов. Опыт многих сотрудников доказывает, что формулировка задания может быть свободной.
служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?
В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.
2. Работодатель приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице.
3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.
4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:
700 руб. в день – при выездах в пределах территории РФ.
2500 руб. в день – при зарубежных командировках.
Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.
5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.
6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.
7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.
Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.
Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.
В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.
В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:
«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:
Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:
При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.
Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?
К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:
Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:
Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.
Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:
Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры.
Порядок оформления командировки в 2020 году актуален в связи с отменой в 2020 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.
Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.
Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.
Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.
Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.
Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.
Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.
Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.
Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:
Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в .
Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.
Служебная командировка отвечает условиям:
Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.
Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.
При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.
В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.
Обязанностью руководителя является подписание с работниками, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.
Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.
Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).
Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.
В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.
Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.
Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.
Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.
После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.
Пример доверенности:
Пример составления доверенностиПример приказа о передаче полномочий:
Пример приказаПример дополнительного соглашения:
Допсоглашение к трудовому договоруДокументы, которыми в 2020 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.
Фактический период пребывания в поездке устанавливается:
Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет о потраченных средствах с подтверждающими документами:
Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.
Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.
Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.
Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.
Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо , командировочного удостоверения, . На основании служебной записки оформляется приказ.
Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:
Это необходимо для корректного расчета суммы .
Пример служебной записки:
Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:
Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или .
После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.
По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.
Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.
В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.
Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.
Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или .
Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.
При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:
При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.
В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.